Cara Mengamankan Printer Kantor dengan Password dan Kontrol Akses

Printer dan mesin fotokopi modern bukan lagi perangkat yang berdiri sendiri.

Banyak perangkat terhubung ke jaringan perusahaan dan dapat diakses oleh beberapa pengguna sekaligus.

Karena itu, printer juga perlu dikelola sebagai bagian dari lingkungan IT.

Salah satu langkah paling dasar adalah mengatur password administrator dan membatasi akses ke konfigurasi perangkat.

Mengapa Printer Perlu Diamankan?

Printer dapat menyimpan atau memproses berbagai informasi.

Contohnya:

• Dokumen Keuangan
• Data Karyawan
• Kontrak
• Dokumen Legal
• Informasi Customer
• Dokumen Internal

Jika perangkat tidak dikonfigurasi dengan baik, risiko dapat muncul dari akses yang tidak sah.

Jangan Biarkan Password Default

Salah satu kesalahan yang cukup umum adalah tetap menggunakan password bawaan.

Password default lebih mudah diketahui dan dapat membuka akses ke:

• Pengaturan Jaringan
• Konfigurasi Perangkat
• Address Book
• Fitur Scan
• Hak Pengguna

Karena itu, password administrator sebaiknya diganti sejak awal instalasi.

Gunakan Password yang Kuat

Password administrator sebaiknya:

• Tidak Menggunakan Nama Perusahaan
• Tidak Menggunakan Nomor Telepon
• Tidak Menggunakan Password yang Sama dengan Sistem Lain
• Menggunakan Kombinasi Karakter
• Tidak Dibagikan ke Semua Pengguna

Akses administrator sebaiknya hanya diberikan kepada pihak yang memang bertanggung jawab.

Batasi Akses ke Pengaturan

Tidak semua pengguna membutuhkan akses ke menu administrator.

Idealnya terdapat pemisahan antara:

• Pengguna Biasa
• Administrator IT
• Teknisi
• Pengelola Perangkat

Dengan pembagian akses yang jelas, risiko perubahan konfigurasi tanpa izin dapat dikurangi.

Gunakan User Authentication

Untuk lingkungan dengan banyak pengguna, user authentication dapat membantu mengontrol akses.

Authentication memungkinkan perusahaan mengatur siapa yang boleh:

• Print
• Copy
• Scan
• Print Warna
• Menggunakan Fitur Tertentu

Selain meningkatkan keamanan, authentication juga membantu melihat pola penggunaan.

Secure Print

Secure print menahan dokumen sampai pengguna melakukan autentikasi di perangkat.

Fitur ini membantu mencegah dokumen sensitif tertinggal di output tray.

Secure print relevan untuk:

• HR
• Finance
• Legal
• Procurement
• Management

Untuk pembahasan lebih lengkap, baca Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.

Perhatikan Embedded Web Server

Banyak printer modern menyediakan antarmuka pengelolaan berbasis web.

Melalui antarmuka tersebut, administrator dapat mengatur:

• Network
• Security
• Address Book
• Scan
• Device Settings
• User Access

Karena itu, akses ke halaman administrasi perangkat perlu dilindungi.

Jangan membiarkan konfigurasi dapat diubah tanpa autentikasi.

Batasi Akses dari Jaringan

Keamanan perangkat juga dipengaruhi oleh konfigurasi jaringan.

Beberapa langkah yang dapat dipertimbangkan:

• Membatasi Akses Berdasarkan Jaringan
• Memisahkan Guest Network
• Menonaktifkan Protokol yang Tidak Digunakan
• Menggunakan Konfigurasi IP yang Terkelola
• Mengontrol Akses Administrator

Konfigurasi harus mengikuti kebijakan IT perusahaan.

Update Firmware

Firmware membantu mengatur fungsi perangkat.

Pembaruan firmware dapat membawa:

• Perbaikan Bug
• Peningkatan Stabilitas
• Perbaikan Keamanan
• Dukungan Fitur

Karena itu, perangkat sebaiknya tidak dibiarkan menggunakan firmware lama tanpa evaluasi.

Nonaktifkan Fitur yang Tidak Digunakan

Tidak semua fitur harus aktif.

Jika perusahaan tidak menggunakan:

• FTP
• Telnet
• Guest Printing
• Fitur Remote tertentu

maka fitur tersebut dapat dievaluasi untuk dinonaktifkan.

Semakin sedikit layanan yang tidak diperlukan, semakin kecil permukaan risiko.

Amankan Scan to Email dan Scan to Folder

Fitur scan dapat terhubung ke:

• Email
• Folder Jaringan
• Server
• Cloud

Karena itu, konfigurasi harus menggunakan akun dan hak akses yang sesuai.

Jangan menggunakan akun dengan hak terlalu luas jika tidak diperlukan.

Lindungi Address Book

Address book pada printer dapat berisi:

• Email Internal
• Folder Network
• Kontak
• Tujuan Scan

Akses ke data tersebut sebaiknya dibatasi agar tidak mudah diubah.

Logging dan Audit

Pada lingkungan perusahaan, logging membantu melihat aktivitas.

Informasi yang dapat dicatat antara lain:

• User
• Waktu Penggunaan
• Jenis Pekerjaan
• Volume Cetak
• Aktivitas Scan

Data tersebut berguna untuk audit maupun evaluasi penggunaan perangkat.

Jangan Abaikan Perangkat Lama

Printer lama sering kali tetap digunakan karena masih berfungsi.

Namun perangkat lama perlu dievaluasi dari sisi:

• Firmware
• Protokol Jaringan
• Fitur Keamanan
• Dukungan Vendor
• Kompatibilitas Sistem

Perangkat yang masih bisa mencetak belum tentu masih ideal dari sisi keamanan.

Keamanan untuk Banyak Pengguna

Semakin banyak pengguna, semakin penting kontrol akses.

Perusahaan dapat mempertimbangkan:

• Authentication
• Secure Print
• Print Policy
• Access Control
• Logging

Dengan begitu, penggunaan perangkat lebih terkontrol.

Hubungan dengan Mobile Printing

Mobile printing dapat meningkatkan fleksibilitas, tetapi juga menambah jalur akses.

Karena itu, fitur mobile printing sebaiknya tetap dilindungi dengan:

• Authentication
• Secure Network
• Guest Policy
• Access Control

Baca juga Mobile Printing untuk Kantor.

Keamanan dan Managed Print Services

Jika perusahaan memiliki banyak perangkat, pengelolaan keamanan secara manual dapat menjadi sulit.

Managed Print Services dapat membantu memberikan visibilitas terhadap:

• Fleet Printer
• Konfigurasi
• Penggunaan
• Security
• Supplies
• Kondisi Perangkat

Baca Managed Print Services.

Checklist Keamanan Printer

Sebelum menganggap perangkat sudah aman, periksa:

• Password Administrator Sudah Diganti
• Akses Administrator Dibatasi
• User Authentication Aktif Jika Dibutuhkan
• Secure Print Digunakan untuk Dokumen Sensitif
• Firmware Dievaluasi
• Fitur yang Tidak Digunakan Dinonaktifkan
• Jaringan Guest Dipisahkan
• Scan Destination Dikontrol
• Logging Digunakan Jika Dibutuhkan

Checklist ini dapat menjadi langkah awal untuk meningkatkan keamanan.

Kesimpulan

Keamanan printer tidak harus dimulai dari sistem yang rumit.

Langkah dasar sudah dapat memberikan manfaat besar.

Mulailah dari:

• Password Administrator
• User Authentication
• Secure Print
• Network Security
• Firmware
• Access Control

Printer sebaiknya diperlakukan sebagai bagian dari lingkungan IT, bukan hanya perangkat cetak.

Ingin Mengevaluasi Keamanan Printer di Kantor?

Nusaprint dapat membantu memetakan perangkat, pengguna, konfigurasi dan kebutuhan keamanan sebelum menentukan solusi yang sesuai.

Konsultasikan kebutuhan keamanan printer