Mesin fotokopi modern tidak lagi hanya digunakan untuk menggandakan dokumen.
Banyak perangkat saat ini sudah menggabungkan fungsi:
- Print;
- Copy;
- Scan;
- Nnetwork printing;
- Document workflow;
- Keamanan.
Karena itu, istilah mesin fotokopi multifungsi atau multifunction printer semakin umum digunakan di lingkungan bisnis.
Namun banyak fitur bukan berarti semua perusahaan membutuhkan semuanya.
Yang lebih penting adalah memilih fitur yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan kerja sehari-hari.
Apa Itu Mesin Fotokopi Multifungsi?
Mesin fotokopi multifungsi adalah perangkat yang menggabungkan beberapa fungsi dokumen dalam satu mesin.
Biasanya mencakup:
- Printing;
- Copying;
- Scanning.
Pada perangkat kelas bisnis, kemampuan tersebut dapat ditambah dengan:
- Duplex;
- Scan to folder;
- Scan to email;
- User authentication;
- Secure print;
- Mobile printing;
- Finishing;
- Fleet monitoring.
Dengan satu perangkat, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan menggunakan beberapa mesin terpisah.
Fungsi print tetap menjadi kebutuhan utama di banyak kantor.
Saat memilih perangkat, perhatikan:
- Kecepatan cetak;
- Kualitas output;
- Mono atau warna;
- A3 atau A4;
- Kemampuan duplex;
- Kapasitas paper tray;
- Volume yang direkomendasikan.
Kecepatan tinggi belum tentu selalu dibutuhkan.
Jika volume cetak rendah, perangkat kelas menengah sering kali sudah mencukupi.
Copy
Fungsi copy masih penting untuk lingkungan yang sering menangani dokumen fisik.
Beberapa contoh:
- Administrasi;
- Legal;
- Sekolah;
- Rumah sakit;
- Finance;
- Hospitality.
Untuk kebutuhan copy yang cukup tinggi, perhatikan:
- Kecepatan;
- Document feeder;
- Kemampuan duplex;
- Ukuran kertas;
- Kapasitas input.
Scan
Pada banyak perusahaan, fungsi scan justru semakin penting.
Dokumen fisik sering perlu diubah menjadi file digital untuk:
- Arsip;
- eEmail;
- Sistem dokumen;
- Approval;
- Distribusi internal.
Beberapa fitur scan yang perlu dipertimbangkan:
- Scan to email;
- Scan to network folder;
- Duplex scanning;
- Searchable PDF;
- Document feeder;
- Kecepatan scan.
Jika perusahaan sering menangani dokumen dalam jumlah besar, kualitas dan kecepatan scan dapat menjadi faktor utama.
A3 atau A4?
Tidak semua bisnis membutuhkan A3.
Mesin A4 cocok untuk sebagian besar dokumen kantor standar.
Sementara perangkat A3 lebih sesuai jika perusahaan sering mencetak:
- Spreadsheet besar;
- Diagram;
- Formulir tertentu;
- Materi promosi;
- Gambar teknis;
- Dokumen berukuran besar.
Untuk memilih perangkat secara lebih menyeluruh, baca Mesin Fotokopi untuk Bisnis.
Mono atau Warna?
Pemilihan mono atau warna sebaiknya berdasarkan jenis dokumen.
Mono cocok untuk:
- Invoice;
- Laporan;
- Surat;
- Dokumen administrasi.
Warna lebih berguna untuk:
- Proposal;
- Presentasi;
- Marketing;
- Laporan visual;
- Materi komunikasi.
Jika kebutuhan warna hanya sedikit, perusahaan tidak selalu perlu menyediakan mesin warna untuk setiap departemen.
Duplex Printing
Duplex berarti mencetak pada dua sisi kertas secara otomatis.
Fitur ini cukup penting karena dapat membantu:
- Mengurangi penggunaan kertas;
- Membuat dokumen lebih ringkas;
- Meningkatkan efisiensi operasional.
Untuk kantor dengan volume cukup besar, duplex otomatis sebaiknya menjadi fitur dasar.
Automatic Document Feeder
Automatic Document Feeder atau ADF membantu memindai atau menyalin banyak halaman tanpa memasukkan kertas satu per satu.
Fitur ini sangat berguna untuk:
- Kontrak;
- Invoice;
- Dokumen legal;
- Arsip;
- Administrasi.
Jika perusahaan sering scan dokumen banyak halaman, ADF menjadi fitur yang sangat penting.
Scan to Network Folder
Fitur scan to network folder memungkinkan dokumen hasil scan langsung dikirim ke folder jaringan tertentu.
Keuntungannya:
- File lebih mudah diarsipkan;
- Distribusi dokumen lebih cepat;
- Proses kerja lebih konsisten;
- Pengguna tidak perlu memindahkan file secara manual.
Fitur ini cocok untuk perusahaan yang mulai menerapkan workflow dokumen digital.
Network Printing
Untuk lingkungan kerja bisnis, perangkat sebaiknya dapat digunakan melalui jaringan.
Dengan network printing:
- Banyak pengguna dapat memakai satu perangkat;
- Administrasi printer lebih mudah;
- Perangkat dapat ditempatkan di area bersama;
- Pengelolaan dapat dilakukan lebih terpusat.
Keamanan
Printer dan mesin fotokopi yang terhubung ke jaringan juga perlu diamankan.
Beberapa fitur yang dapat dipertimbangkan:
- Password administrator;
- User authentication;
- Secure print;
- Access control;
- Audit penggunaan;
- Pengamanan konfigurasi perangkat.
Untuk perusahaan dengan data sensitif, keamanan sebaiknya menjadi bagian dari pemilihan perangkat sejak awal.
Baca juga Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.
Secure Print
Secure print memungkinkan dokumen ditahan terlebih dahulu sampai pengguna melakukan autentikasi di perangkat.
Fitur ini membantu mengurangi risiko dokumen:
- Tertinggal di tray;
- Diambil orang lain;
- Tercetak tanpa pengawasan.
Ini relevan untuk bagian seperti:
- HR;
- Finance;
- Legal;
- Management.
Mobile Printing
Beberapa perusahaan membutuhkan kemampuan mencetak dari:
- Laptop;
- Smartphone;
- Tablet.
Fitur mobile printing dapat membantu lingkungan kerja fleksibel atau hybrid.
Namun tetap perlu diperhatikan aspek keamanan dan kebijakan akses.
Finishing
Untuk kebutuhan tertentu, mesin juga dapat dilengkapi fitur finishing seperti:
- Stapling;
- Sorting;
- Booklet.
Fitur ini berguna untuk perusahaan yang sering membuat:
- Laporan;
- Proposal;
- Materi meeting;
- Dokumen presentasi.
Namun jika kebutuhan finishing jarang, fitur tersebut tidak harus menjadi prioritas.
Bagaimana Menentukan Fitur yang Benar-Benar Dibutuhkan?
Sebelum memilih mesin, buat daftar kebutuhan kerja.
Misalnya:
Departemen Finance
- Print mono;
- Scan invoice;
- Secure print;
- Duplex.
Marketing
- Warna;
- Kualitas visual;
- A3;
- Finishing.
HR
- Secure print;
- Scan;
- User authentication.
Operasional
- Volume tinggi;
- Paper tray besar;
- Network printing.
Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat menghindari membeli fitur yang jarang digunakan.
Satu Mesin Multifungsi atau Banyak Printer Kecil?
Satu perangkat multifungsi dapat mengurangi jumlah perangkat.
Keuntungannya:
- Pengelolaan lebih sederhana;
- Supplies lebih terkonsolidasi;
- Maintenance lebih mudah;
- Penggunaan ruang lebih efisien.
Namun terlalu bergantung pada satu mesin juga memiliki risiko jika perangkat mengalami gangguan.
Karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan:
- Jumlah pengguna;
- Lokasi;
- Volume;
- Kebutuhan backup.
Hubungan Fitur dengan Harga
Semakin tinggi kelas perangkat dan semakin lengkap fiturnya, umumnya semakin tinggi pula biaya pengadaan.
Namun perusahaan sebaiknya tidak membeli fitur hanya karena tersedia.
Prioritaskan fitur yang memiliki dampak nyata terhadap:
- Produktivitas;
- Keamanan;
- Biaya;
- Workflow.
Untuk pembahasan biaya, baca Panduan Harga Mesin Fotokopi.
Kebutuhan Bisnis di Bali
Kebutuhan mesin multifungsi di Bali dapat berbeda antara:
- Hotel;
- Sekolah;
- Rumah sakit;
- Kantor hukum;
- Perusahaan distribusi;
- Jasa profesional.
Misalnya, hotel mungkin memerlukan beberapa perangkat untuk area administrasi berbeda, sedangkan kantor hukum lebih fokus pada scan, keamanan dan pengelolaan dokumen.
Karena itu, pemilihan perangkat sebaiknya berdasarkan workflow nyata di masing-masing organisasi.
Kapan Managed Print Services Dibutuhkan?
Jika perusahaan sudah memiliki banyak perangkat dan pengguna, pengelolaan mulai lebih kompleks.
Managed Print Services dapat membantu memantau:
- Volume;
- Supplies;
- Kondisi perangkat;
- Penggunaan user;
- Biaya;
- Keamanan.
Kesimpulan
Mesin fotokopi multifungsi dapat membantu perusahaan menyederhanakan pekerjaan dokumen dengan menggabungkan print, copy dan scan dalam satu perangkat.
Namun fitur yang paling banyak bukan selalu pilihan terbaik.
Pilih berdasarkan:
- Volume;
- Jumlah pengguna;
- A3/A4;
- Mono/warna;
- Kebutuhan scan;
- Keamanan;
- Workflow.
Dengan begitu perusahaan dapat memperoleh perangkat yang lebih sesuai dengan kebutuhan operasional.
Bingung Menentukan Fitur yang Dibutuhkan?
Tidak harus mulai dari tipe mesin.
Siapkan informasi mengenai jumlah pengguna, volume cetak, kebutuhan scan, A3/A4 serta mono/warna.
Nusaprint dapat membantu memetakan kebutuhan sebelum menentukan perangkat.
