Cara bekerja di kantor sudah semakin fleksibel.
Pengguna tidak selalu mencetak dari komputer desktop. Banyak pekerjaan sekarang dilakukan melalui laptop, smartphone dan tablet.
Dalam kondisi seperti ini, mobile printing dapat membantu pengguna mencetak dokumen tanpa harus selalu terhubung ke satu komputer tertentu.
Namun kemudahan tersebut juga perlu diimbangi dengan pengaturan keamanan yang tepat.
Apa Itu Mobile Printing?
Mobile printing adalah kemampuan mencetak dari perangkat seperti:
- Smartphone
- Tablet
- Laptop
- Perangkat Mobile Lainnya
Proses pencetakan dapat dilakukan melalui jaringan kantor, aplikasi tertentu atau layanan printing yang sudah dikonfigurasi.
Tujuannya adalah memberikan akses yang lebih fleksibel kepada pengguna.
Kapan Mobile Printing Dibutuhkan?
Mobile printing relevan jika perusahaan memiliki pola kerja yang fleksibel.
Contohnya:
- Karyawan Sering Berpindah Ruang
- Banyak Pengguna Menggunakan Laptop
- Perusahaan Menerapkan Hybrid Working
- Banyak Pengguna Menggunakan Smartphone atau Tablet
- Terdapat Ruang Meeting Bersama
- Perangkat Printer Digunakan Bersama
Dalam kondisi tersebut, mobile printing dapat mengurangi ketergantungan pada komputer tertentu.
Manfaat Mobile Printing
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh antara lain:
- Akses Cetak Lebih Fleksibel
- Pengguna Tidak Harus Berada di Satu Meja
- Lebih Mudah Mencetak dari Laptop
- Membantu Aktivitas Meeting
- Mendukung Pola Kerja Hybrid
Namun manfaat tersebut tetap harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Jangan Aktifkan Mobile Printing Tanpa Kontrol
Kemudahan akses dapat menjadi masalah jika tidak diatur.
Jika semua perangkat dapat mencetak tanpa autentikasi, beberapa risiko dapat muncul:
- Pengguna Tidak Dikenal Bisa Mengakses Printer
- Dokumen Sensitif Bisa Tercetak
- Penggunaan Warna Sulit Dikontrol
- Volume Cetak Tidak Terpantau
- Jaringan Menjadi Lebih Terbuka
Karena itu, mobile printing sebaiknya diterapkan bersama kebijakan keamanan.
Gunakan User Authentication
User authentication membantu memastikan hanya pengguna yang memiliki hak akses yang dapat menggunakan perangkat.
Authentication juga dapat digunakan untuk mengatur:
- Hak Print
- Penggunaan Warna
- Jumlah Cetak
- Akses Fitur Tertentu
Dengan cara ini, mobile printing tetap fleksibel tanpa kehilangan kontrol.
Secure Print Sangat Membantu
Secure print menahan dokumen hingga pengguna melakukan autentikasi di mesin.
Fitur ini membantu mengurangi risiko dokumen tertinggal di output tray.
Hal ini penting terutama untuk:
- Finance
- HR
- Legal
- Management
- Procurement
Untuk pembahasan lebih lengkap, baca Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.
Perhatikan Jaringan Wi-Fi
Mobile printing biasanya bergantung pada jaringan.
Karena itu, perusahaan perlu memperhatikan:
- Keamanan Wi-Fi
- Segmentasi Jaringan
- Akses Guest
- Password
- Hak Pengguna
Perangkat tamu sebaiknya tidak otomatis memiliki akses yang sama dengan perangkat internal.
Guest Printing
Pada beberapa perusahaan, visitor atau tamu mungkin perlu mencetak dokumen.
Guest printing dapat membantu kebutuhan tersebut.
Namun aksesnya sebaiknya:
- Terbatas
- Sementara
- Terkontrol
- Tidak Membuka Akses ke Jaringan Internal
Tujuannya adalah memberikan kemudahan tanpa meningkatkan risiko keamanan.
BYOD dan Mobile Printing
BYOD atau Bring Your Own Device berarti pengguna memakai perangkat pribadi untuk bekerja.
Mobile printing dapat mendukung BYOD, tetapi perusahaan perlu menentukan:
- Siapa yang Boleh Terhubung
- Printer Mana yang Bisa Digunakan
- Jenis Dokumen yang Boleh Dicetak
- Apakah Authentication Diperlukan
Semakin banyak perangkat pribadi yang terhubung, semakin penting kontrol akses.
Cloud Printing
Beberapa lingkungan kerja menggunakan layanan cloud untuk membantu proses pencetakan.
Keuntungannya antara lain:
- Pengguna Lebih Fleksibel
- Tidak Selalu Bergantung pada Print Server Lokal
- Dapat Mendukung Beberapa Lokasi
Namun perusahaan tetap harus mempertimbangkan:
- Keamanan Data
- Hak Akses
- Koneksi Internet
- Integrasi Sistem
- Kebijakan IT
Cloud printing tidak selalu diperlukan untuk semua kantor.
Mobile Printing Tidak Selalu Dibutuhkan
Untuk kantor dengan pola kerja sederhana, mobile printing mungkin tidak memberikan manfaat besar.
Misalnya:
- Semua Pengguna Bekerja dari Desktop Tetap
- Printer Digunakan oleh Sedikit Orang
- Tidak Ada Kebutuhan Hybrid
- Tidak Ada Penggunaan Perangkat Mobile
Dalam kondisi tersebut, network printing biasa bisa sudah cukup.
Hubungan dengan Mesin Fotokopi Modern
Banyak mesin fotokopi modern sudah memiliki kemampuan konektivitas yang lebih baik.
Namun fitur tersebut tetap harus dinilai berdasarkan kebutuhan.
Baca juga Mesin Fotokopi Modern: Fitur yang Benar-Benar Berguna untuk Kantor.
Kontrol Penggunaan Warna
Mobile printing juga dapat meningkatkan risiko penggunaan warna yang tidak terkontrol.
Misalnya pengguna mencetak dokumen warna dari smartphone tanpa memperhatikan kebutuhan.
Karena itu, perusahaan dapat menggunakan:
- User Authentication
- Print Policy
- Pembatasan Color Printing
- Reporting
Dengan begitu, fleksibilitas tetap terjaga.
Monitoring Aktivitas Cetak
Perusahaan juga sebaiknya dapat melihat:
- Siapa yang Mencetak
- Berapa Banyak Halaman
- Berapa Volume Warna
- Printer Mana yang Digunakan
- Dari Perangkat Apa Pekerjaan Dikirim
Data tersebut membantu mengontrol biaya dan penggunaan.
Mobile Printing untuk Bisnis di Bali
Bisnis di Bali seperti hotel, sekolah, healthcare, kantor profesional dan perusahaan dengan banyak staf mobile dapat memanfaatkan mobile printing.
Contohnya:
- Staff Hotel Berpindah Area
- Sales Menggunakan Laptop
- Management Menggunakan Tablet
- Ruang Meeting Digunakan Bersama
Namun implementasinya tetap harus disesuaikan dengan kebijakan IT masing-masing perusahaan.
Kapan Managed Print Services Relevan?
Jika perusahaan memiliki banyak printer, banyak pengguna dan beberapa lokasi, mobile printing menjadi salah satu bagian dari lingkungan cetak yang lebih besar.
Managed Print Services dapat membantu mengelola:
- Fleet Printer
- Pengguna
- Volume Cetak
- Supplies
- Security
- Reporting
Baca Managed Print Services.
Checklist Sebelum Mengaktifkan Mobile Printing
Sebelum fitur ini digunakan, periksa:
- Jumlah Pengguna
- Jenis Perangkat Mobile
- Jaringan Wi-Fi
- User Authentication
- Secure Print
- Guest Access
- Kebijakan BYOD
- Kontrol Warna
- Monitoring
- Dukungan IT
Dengan checklist tersebut, mobile printing dapat diterapkan dengan lebih aman.
Kesimpulan
Mobile printing dapat membantu kantor yang memiliki pola kerja fleksibel.
Namun kemudahan akses harus tetap diimbangi dengan kontrol.
Fokus pada:
- Authentication
- Secure Print
- Network Security
- Guest Access
- BYOD
- Monitoring
- Print Policy
Dengan konfigurasi yang tepat, mobile printing dapat meningkatkan fleksibilitas tanpa mengurangi keamanan.
Ingin Mengevaluasi Pengelolaan Dokumen di Kantor?
Nusaprint dapat membantu memetakan lingkungan cetak, perangkat, volume dan kebutuhan keamanan sebelum menentukan solusi yang sesuai.
