Kantor dengan banyak pengguna memiliki kebutuhan cetak yang berbeda dibandingkan kantor kecil.
Masalahnya bukan hanya jumlah halaman yang dicetak, tetapi juga berapa banyak orang yang menggunakan perangkat secara bersamaan, bagaimana dokumen didistribusikan, serta seberapa besar dampak jika mesin mengalami gangguan.
Karena itu, memilih mesin fotokopi untuk kantor besar sebaiknya tidak hanya berdasarkan kecepatan cetak.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan kapasitas perangkat, jumlah pengguna, kemampuan scan, keamanan, hingga dukungan service.
Jumlah Pengguna Menentukan Beban Perangkat
Satu mesin yang digunakan oleh 5 orang tentu menghadapi beban berbeda dengan perangkat yang digunakan oleh 40 atau 50 orang.
Semakin banyak pengguna, semakin besar kemungkinan terjadi:
- Antrean cetak
- Penggunaan bersamaan
- Volume tinggi pada jam tertentu
- Kebutuhan autentikasi
- Risiko dokumen tertinggal
- Permintaan scan yang lebih tinggi
Karena itu, jumlah pengguna perlu dihitung bersama volume cetak.
Jangan Hanya Melihat Volume Bulanan
Misalnya dua kantor sama-sama mencetak 20.000 halaman per bulan.
Kantor pertama memiliki 10 pengguna.
Kantor kedua memiliki 60 pengguna.
Walaupun volume sama, kebutuhan perangkat bisa berbeda.
Kantor dengan lebih banyak pengguna biasanya membutuhkan perhatian lebih pada:
- Kecepatan respons perangkat
- Kapasitas paper tray
- Network printing
- Scan
- User authentication
- Pengelolaan antrean
Jadi, volume cetak hanyalah salah satu indikator.
Perhatikan Peak Usage
Kantor besar biasanya memiliki waktu-waktu tertentu ketika aktivitas cetak meningkat.
Contohnya:
- Pagi hari
- Akhir bulan
- Closing finance
- Persiapan meeting
- Periode audit
- Penyusunan laporan
Mesin yang terlihat cukup pada rata-rata bulanan belum tentu nyaman digunakan saat peak usage.
Karena itu, perangkat perlu memiliki kapasitas yang cukup untuk menangani lonjakan aktivitas.
Kecepatan Cetak Tetap Penting
Kecepatan biasanya dinyatakan dalam pages per minute atau PPM.
Untuk lingkungan dengan banyak pengguna, kecepatan lebih tinggi dapat membantu mengurangi antrean.
Namun jangan memilih berdasarkan PPM saja.
Perhatikan juga:
- Waktu keluarnya halaman pertama
- Kapasitas processor
- Memory perangkat
- Kapasitas paper tray
- Kecepatan scan
- Kemampuan duplex
- Volume kerja yang direkomendasikan
Perangkat yang cepat tetapi tidak sesuai dengan beban bulanan tetap berpotensi menimbulkan masalah.
Kapasitas Paper Tray
Pada kantor dengan volume tinggi, terlalu sering mengisi ulang kertas dapat mengganggu produktivitas.
Karena itu, kapasitas paper tray menjadi lebih penting.
Perangkat tertentu memungkinkan penambahan tray untuk menampung:
- A4
- A3
- Letterhead
- Kertas khusus
Konfigurasi tersebut dapat mempermudah pengguna karena beberapa jenis kertas tersedia dalam satu perangkat.
A3 atau A4?
Tidak semua kantor besar membutuhkan A3 pada setiap mesin.
Perusahaan dapat menggunakan kombinasi:
- Mesin A3 untuk kebutuhan khusus
- Mesin A4 untuk penggunaan harian
Pendekatan ini dapat membantu menyesuaikan perangkat dengan kebutuhan masing-masing area.
Untuk menentukan kelas perangkat lebih lengkap, baca Mesin Fotokopi untuk Bisnis.
Mono atau Warna?
Pertimbangkan jenis dokumen yang paling sering dicetak.
Mono biasanya cukup untuk:
- Invoice
- Laporan internal
- Surat
- Dokumen administrasi
Warna lebih relevan untuk:
- Proposal
- Presentasi
- Marketing
- Laporan visual
- Materi customer
Jika kebutuhan warna terbatas, perusahaan tidak harus menyediakan mesin warna di setiap area.
Kemampuan Scan Sangat Penting
Pada kantor besar, aktivitas scanning dapat sama besarnya dengan printing.
Perhatikan fitur seperti:
- Automatic Document Feeder
- Duplex scanning
- Scan to email
- Scan to network folder
- Searchable PDF
- Kecepatan scan
Untuk departemen seperti finance, legal atau HR, scan cepat dapat meningkatkan produktivitas secara signifikan.
Keamanan Dokumen
Semakin banyak pengguna, semakin besar kebutuhan mengontrol akses.
Dokumen sensitif dapat berasal dari:
- HR
- Finance
- Legal
- Management
- Procurement
Beberapa fitur yang dapat dipertimbangkan:
- User authentication
- Secure print
- Pull printing
- Access control
- Audit log
Dengan secure print, dokumen tidak langsung keluar dari printer sebelum pengguna melakukan autentikasi.
Baca juga Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.
Satu Mesin Besar atau Beberapa Mesin?
Ini salah satu keputusan penting untuk kantor besar.
Satu mesin berkapasitas tinggi memiliki keuntungan:
- Pengelolaan lebih sederhana
- Supplies lebih terkonsolidasi
- Jumlah perangkat lebih sedikit
Namun risikonya cukup besar jika mesin mengalami downtime.
Beberapa mesin yang tersebar dapat memberikan:
- Jarak pengguna lebih dekat
- Beban cetak terbagi
- Antrean lebih rendah
- Backup saat salah satu mesin bermasalah
Pilihan terbaik tergantung layout kantor, jumlah pengguna dan volume masing-masing area.
Penempatan Mesin Juga Berpengaruh
Printer yang terlalu jauh dari pengguna dapat mengurangi produktivitas.
Sebaliknya, terlalu banyak perangkat dapat meningkatkan biaya.
Pertimbangkan lokasi seperti:
- Finance
- HR
- Administration
- Management
- Operational Area
Idealnya perangkat ditempatkan berdasarkan kelompok pengguna dan pola dokumen.
Monitoring Supplies
Kantor dengan banyak pengguna biasanya memiliki konsumsi toner yang lebih tinggi.
Jika supplies masih dipantau secara manual, beberapa masalah dapat terjadi:
- Toner terlambat dipesan
- Stok terlalu banyak
- Mesin berhenti karena toner habis
- Supplies sulit dilacak
Monitoring dapat membantu perusahaan menjaga ketersediaan supplies tanpa harus menyimpan stok berlebihan.
Service Menjadi Lebih Penting
Semakin banyak pengguna bergantung pada satu perangkat, semakin besar dampak downtime.
Karena itu, saat memilih mesin atau penyedia layanan, perhatikan:
- Response service
- Ketersediaan teknisi
- Ketersediaan spare part
- Preventive maintenance
- Mekanisme eskalasi
Harga perangkat yang lebih murah belum tentu menghasilkan biaya operasional lebih rendah jika downtime sering terjadi.
Hubungan dengan Biaya Cetak
Kantor besar biasanya memiliki volume lebih tinggi.
Pada kondisi tersebut, biaya per halaman dapat menjadi komponen penting.
Perusahaan perlu memahami:
- Volume mono
- Volume warna
- Harga supplies
- Biaya service
- Rental atau depreciation
- Spare part
Untuk memahami komponen biaya lebih lengkap, baca Panduan Harga Mesin Fotokopi.
Kapan Managed Print Services Mulai Relevan?
Jika perusahaan memiliki banyak perangkat, banyak pengguna atau beberapa lokasi, pengelolaan manual dapat menjadi semakin kompleks.
Managed Print Services dapat membantu memberikan visibilitas terhadap:
- Fleet printer
- Volume cetak
- Supplies
- Penggunaan user
- Security
- Biaya operasional
Kebutuhan Kantor Besar di Bali
Bisnis di Bali seperti hotel, rumah sakit, pendidikan, perusahaan distribusi dan kantor profesional dapat memiliki banyak departemen dengan kebutuhan berbeda.
Finance mungkin membutuhkan secure print.
HR membutuhkan keamanan dokumen.
Marketing membutuhkan warna.
Operasional membutuhkan volume tinggi.
Karena itu, satu tipe mesin belum tentu sesuai untuk seluruh organisasi.
Pendekatan yang lebih baik adalah memetakan kebutuhan setiap kelompok pengguna.
Checklist Sebelum Memilih Mesin
Sebelum menentukan perangkat, siapkan data berikut:
- Jumlah pengguna
- Volume cetak per bulan
- Peak volume
- Kebutuhan A3/A4
- Mono atau warna
- Volume scan
- Jumlah departemen
- Kebutuhan keamanan
- Lokasi mesin
- Kebutuhan service
Data tersebut membantu menentukan apakah perusahaan membutuhkan satu mesin besar atau beberapa perangkat.
Kesimpulan
Memilih mesin fotokopi untuk kantor dengan banyak pengguna tidak cukup hanya dengan mencari perangkat paling cepat.
Perhatikan:
- Jumlah Pengguna
- Volume Cetak
- Peak Usage
- Kapasitas Kertas
- A3/A4
- Mono/Warna
- Kebutuhan Scan
- Keamanan
- Penempatan Perangkat
- Dukungan Service
Dengan pemetaan yang tepat, perusahaan dapat memiliki lingkungan cetak yang lebih efisien tanpa harus menggunakan terlalu banyak perangkat.
Banyak Pengguna tetapi Belum Tahu Konfigurasi Mesin yang Tepat?
Siapkan data jumlah pengguna, volume cetak, departemen, kebutuhan A3/A4 dan mono/warna.
Nusaprint dapat membantu memetakan kebutuhan sebelum menentukan jumlah dan kelas perangkat.
