Keberlanjutan dalam lingkungan printing tidak hanya berarti mengurangi penggunaan kertas.
Pendekatan yang lebih tepat adalah melihat seluruh siklus penggunaan perangkat, mulai dari jumlah printer, volume cetak, konsumsi energi, supplies, hingga usia perangkat.
Dengan pengelolaan yang lebih baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi sekaligus mengurangi pemborosan.
Mulai dari Data Penggunaan
Langkah pertama adalah memahami kondisi aktual.
Perusahaan perlu mengetahui:
- Jumlah Printer
- Volume Cetak
- Volume Warna
- Jumlah Pengguna
- Lokasi Perangkat
- Usia Perangkat
- Penggunaan Supplies
Tanpa data, upaya efisiensi sulit diukur.
Kurangi Cetak yang Tidak Perlu
Tidak semua dokumen harus dicetak.
Perusahaan dapat mengevaluasi kebutuhan seperti:
- Draft Internal
- Review Dokumen
- Distribusi Informasi
- Approval
- Arsip
Jika proses dapat dilakukan secara digital, pencetakan dapat dikurangi.
Namun tujuan bukan menghapus printing sepenuhnya, melainkan memastikan cetak dilakukan saat memang diperlukan.
Gunakan Duplex Secara Default
Duplex membantu mencetak dua sisi kertas secara otomatis.
Manfaatnya:
- Mengurangi Penggunaan Kertas
- Mengurangi Volume Arsip
- Membuat Dokumen Lebih Ringkas
- Membantu Efisiensi Operasional
Untuk dokumen internal, duplex dapat dijadikan default jika sesuai kebutuhan.
Kontrol Penggunaan Warna
Cetak warna biasanya memiliki biaya dan penggunaan supplies lebih tinggi dibandingkan mono.
Perusahaan dapat menerapkan kebijakan seperti:
- Default Mono
- Warna untuk User Tertentu
- Warna untuk Departemen Tertentu
- Reporting Penggunaan Warna
Dengan kontrol yang tepat, warna tetap tersedia tanpa digunakan berlebihan.
Perhatikan Jumlah Perangkat
Terlalu banyak printer juga dapat menambah konsumsi energi, supplies dan pekerjaan maintenance.
Karena itu, perusahaan perlu mengevaluasi:
- Printer yang Jarang Digunakan
- Printer yang Terlalu Sibuk
- Perangkat Lama
- Perangkat dengan Fungsi Tumpang Tindih
Tujuannya adalah memastikan jumlah printer sesuai kebutuhan.
Konsolidasi Fleet
Fleet yang terlalu beragam dapat meningkatkan kompleksitas.
Contohnya:
- Banyak Model
- Banyak Jenis Toner
- Banyak Spare Part
- Prosedur Service Berbeda
Konsolidasi perangkat dapat membantu:
- Menyederhanakan Supplies
- Memudahkan Service
- Mengurangi Variasi Spare Part
- Memudahkan Monitoring
Perhatikan Konsumsi Energi
Printer dan mesin fotokopi modern memiliki fitur penghematan energi.
Perusahaan dapat memanfaatkan:
- Sleep Mode
- Auto Power-Off
- Energy Saving Mode
- Scheduling
Pengaturan sederhana dapat membantu mengurangi konsumsi energi tanpa mengganggu penggunaan.
Jangan Membiarkan Perangkat Menyala Tanpa Kebutuhan
Perangkat yang tidak digunakan dalam waktu lama sebaiknya mengikuti pengaturan energy saving.
Namun jangan mematikan perangkat secara sembarangan jika dapat mengganggu workflow atau maintenance otomatis.
Pengaturan harus mengikuti rekomendasi perangkat.
Supplies Management
Pengelolaan toner juga berkaitan dengan efisiensi.
Masalah yang sering terjadi:
- Stok Berlebihan
- Toner Habis Mendadak
- Salah Jenis Toner
- Supplies Lama Tidak Terpakai
Monitoring membantu menjaga jumlah supplies sesuai kebutuhan.
Hindari Stok Berlebihan
Stok toner yang terlalu banyak dapat menyebabkan:
- Modal Tertahan
- Ruang Penyimpanan Bertambah
- Risiko Salah Stok
- Supplies Lama Tidak Digunakan
Pendekatan yang lebih baik adalah menyediakan buffer sesuai pola konsumsi.
Gunakan Perangkat Sesuai Kapasitas
Mesin yang terlalu kecil dapat bekerja terlalu berat.
Sebaliknya, mesin yang terlalu besar dapat menyebabkan penggunaan energi dan biaya yang tidak proporsional.
Karena itu, perangkat sebaiknya dipilih berdasarkan:
- Volume
- Jumlah Pengguna
- A3/A4
- Mono/Warna
- Kebutuhan Scan
- Workflow
Baca juga Mesin Fotokopi untuk Bisnis.
Perpanjang Usia Perangkat Secara Wajar
Mengganti printer terlalu cepat dapat meningkatkan biaya.
Namun mempertahankan perangkat terlalu lama juga dapat meningkatkan:
- Maintenance
- Downtime
- Konsumsi Energi
- Kesulitan Spare Part
- Risiko Keamanan
Keputusan penggantian sebaiknya berdasarkan kondisi aktual, bukan usia saja.
Monitoring Membantu Mengurangi Pemborosan
Data monitoring dapat menunjukkan:
- Printer yang Jarang Digunakan
- Volume Cetak
- Supplies
- Error
- Meter Reading
Dengan data tersebut, perusahaan dapat mengetahui area yang tidak efisien.
Print Policy
Print policy membantu perusahaan menetapkan aturan yang konsisten.
Contohnya:
- Default Duplex
- Default Mono
- Warna untuk Kebutuhan Tertentu
- Secure Print
- Pembatasan User
Policy membantu efisiensi menjadi bagian dari kebiasaan kerja.
Secure Print Juga Membantu Mengurangi Waste
Dokumen sering dikirim ke printer tetapi tidak pernah diambil.
Secure print membantu mengurangi kondisi tersebut.
Dokumen baru dicetak setelah pengguna melakukan autentikasi.
Manfaatnya:
- Mengurangi Cetak yang Tidak Diambil
- Mengurangi Kertas Terbuang
- Menjaga Keamanan Dokumen
Baca Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.
Digital Workflow
Efisiensi printing juga berkaitan dengan digitalisasi.
Contohnya:
- Scan to Folder
- Scan to Email
- Searchable PDF
- Digital Approval
- Document Management
Semakin banyak proses yang dapat dilakukan secara digital, semakin sedikit ketergantungan pada dokumen fisik.
Printing Berkelanjutan Tidak Harus Mahal
Perusahaan tidak harus langsung mengganti seluruh perangkat.
Langkah sederhana sudah dapat memberikan hasil.
Mulailah dari:
- Monitoring
- Duplex
- Kontrol Warna
- Supplies Management
- Evaluasi Fleet
- Print Policy
Setelah itu, perusahaan dapat menentukan langkah berikutnya berdasarkan data.
Kapan Managed Print Services Relevan?
Jika perusahaan memiliki banyak printer, banyak user atau beberapa lokasi, pengelolaan efisiensi secara manual mulai sulit.
Managed Print Services dapat membantu mengelola:
- Fleet
- Supplies
- Service
- Volume
- Security
- Analytics
Baca Managed Print Services untuk Bisnis.
Printing Berkelanjutan untuk Bisnis di Bali
Bisnis di Bali seperti hotel, healthcare, pendidikan dan perusahaan jasa dapat memiliki banyak perangkat yang tersebar di beberapa area.
Dengan monitoring dan pengelolaan yang lebih terstruktur, perusahaan dapat mengevaluasi:
- Jumlah Perangkat
- Lokasi
- Volume
- Penggunaan Energi
- Supplies
- Workflow
Pendekatan ini membantu efisiensi berjalan bersama kebutuhan operasional.
Checklist Efisiensi Printing
Coba evaluasi:
- Apakah Volume Cetak Sudah Diketahui?
- Apakah Duplex Digunakan?
- Apakah Warna Dikontrol?
- Apakah Ada Printer yang Jarang Digunakan?
- Apakah Supplies Sering Berlebih?
- Apakah Monitoring Sudah Dilakukan?
- Apakah Perangkat Lama Masih Efisien?
- Apakah Workflow Digital Sudah Dimanfaatkan?
Jika banyak jawabannya belum, masih ada ruang untuk perbaikan.
Kesimpulan
Printing berkelanjutan bukan sekadar mengurangi kertas.
Pendekatan yang lebih lengkap mencakup:
- Kertas
- Energi
- Supplies
- Fleet
- Workflow
- Monitoring
- Security
Tujuannya adalah menggunakan sumber daya secara lebih efisien tanpa mengganggu produktivitas.
Ingin Mengevaluasi Efisiensi Lingkungan Printing?
Nusaprint dapat membantu memetakan perangkat, volume, supplies dan penggunaan untuk melihat area yang masih bisa dioptimalkan.
