Hybrid Working dan Kebutuhan Printing Kantor: Apa yang Berubah?

Pola kerja hybrid membuat aktivitas kantor menjadi lebih fleksibel.

Karyawan tidak selalu bekerja dari meja yang sama, bahkan tidak selalu berada di kantor setiap hari.

Perubahan ini ikut memengaruhi cara perusahaan menggunakan printer dan mesin fotokopi.

Jika sebelumnya hampir semua pekerjaan cetak dilakukan dari desktop kantor, sekarang pengguna dapat bekerja dari laptop, tablet atau perangkat mobile.

Karena itu, lingkungan printing juga perlu menyesuaikan.

Apa yang Berubah pada Pola Kerja Hybrid?

Hybrid working menggabungkan pekerjaan dari kantor dan lokasi lain.

Dampaknya terhadap printing antara lain:

• Pengguna Tidak Selalu Berada di Lokasi yang Sama
• Penggunaan Laptop Meningkat
• Mobile Printing Menjadi Lebih Relevan
• Akses Printer Harus Lebih Fleksibel
• Keamanan Dokumen Menjadi Lebih Penting
• Pengelolaan User Menjadi Lebih Dinamis

Printer tidak lagi hanya digunakan oleh pengguna tetap di satu ruangan.

Mobile Printing Menjadi Lebih Relevan

Pada pola kerja fleksibel, pengguna sering berpindah perangkat atau lokasi.

Karena itu, mobile printing dapat membantu pengguna mencetak dari:

• Laptop
• Smartphone
• Tablet

Namun kemudahan ini harus tetap dikontrol.

Baca juga Mobile Printing untuk Kantor.

Jangan Hanya Fokus pada Kemudahan

Hybrid working memang membutuhkan fleksibilitas.

Namun akses yang terlalu terbuka dapat menimbulkan risiko.

Perusahaan tetap perlu mengatur:

• Siapa yang Boleh Mengakses Printer
• Printer Mana yang Bisa Digunakan
• Apakah User Harus Login
• Apakah Guest Printing Diizinkan
• Apakah Warna Boleh Digunakan Semua User

Fleksibilitas dan kontrol harus berjalan bersama.

User Authentication Menjadi Lebih Penting

Dalam lingkungan kerja yang dinamis, user authentication membantu memastikan bahwa akses tetap terkontrol.

Authentication dapat digunakan untuk:

• Print
• Copy
• Scan
• Cetak Warna
• Secure Print

Dengan begitu, pengguna tetap memiliki akses sesuai kebutuhannya walaupun menggunakan perangkat berbeda.

Secure Print untuk Dokumen Sensitif

Hybrid working dapat meningkatkan risiko dokumen tercetak tetapi tidak segera diambil.

Secure print membantu menahan dokumen hingga pengguna melakukan autentikasi di perangkat.

Fitur ini penting untuk dokumen seperti:

• Data Karyawan
• Laporan Keuangan
• Kontrak
• Dokumen Legal
• Informasi Management

Baca juga Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.

Kebutuhan Printer Bisa Berubah

Pola kerja hybrid juga dapat mengubah volume cetak.

Beberapa perusahaan mungkin mengalami:

• Volume Kantor Berkurang
• Penggunaan Printer Tidak Merata
• Beberapa Perangkat Menjadi Jarang Digunakan
• Area Tertentu Tetap Memiliki Volume Tinggi

Karena itu, jumlah printer sebaiknya dievaluasi berdasarkan data aktual, bukan hanya struktur kantor lama.

Distribusi Perangkat Perlu Dievaluasi

Printer yang dulu dibutuhkan di setiap departemen belum tentu masih relevan.

Perusahaan dapat mengevaluasi:

• Jumlah Pengguna Aktif
• Volume per Area
• Jam Sibuk
• Lokasi Perangkat
• Kebutuhan Backup

Tujuannya adalah menghindari terlalu banyak perangkat yang jarang digunakan.

A3 atau A4?

Hybrid working juga dapat memengaruhi kebutuhan ukuran perangkat.

Jika sebagian besar pekerjaan hanya berupa dokumen kantor standar, A4 mungkin cukup untuk area tertentu.

A3 tetap dibutuhkan jika perusahaan sering mencetak:

• Spreadsheet Besar
• Materi Visual
• Diagram
• Dokumen Ukuran Besar

Pemilihan perangkat harus mengikuti kebutuhan aktual.

Warna atau Mono?

Sama seperti ukuran kertas, kebutuhan warna juga perlu dievaluasi.

Jika sebagian besar pekerjaan bersifat administratif, mono dapat mencukupi.

Warna tetap dibutuhkan untuk:

• Proposal
• Presentasi
• Marketing
• Materi Customer

Kontrol penggunaan warna membantu menjaga biaya.

BYOD dan Perangkat Pribadi

Hybrid working sering berjalan bersama konsep BYOD atau Bring Your Own Device.

Artinya pengguna memakai laptop atau perangkat pribadi.

Jika perangkat pribadi boleh mengakses printer, perusahaan perlu mengatur:

• Akses Jaringan
• Authentication
• Guest Policy
• Security
• Hak Pengguna

Tanpa kontrol, BYOD dapat memperbesar risiko keamanan.

Cloud Printing

Pada lingkungan tertentu, cloud printing dapat mendukung pekerjaan fleksibel.

Manfaatnya dapat mencakup:

• Akses Lebih Fleksibel
• Mendukung Beberapa Lokasi
• Mengurangi Ketergantungan pada Print Server Lokal

Namun implementasinya tetap perlu memperhatikan:

• Keamanan Data
• Hak Akses
• Koneksi Internet
• Kebijakan IT

Tidak semua perusahaan membutuhkan cloud printing.

Print Policy Tetap Diperlukan

Pola kerja fleksibel tidak berarti kebijakan cetak harus longgar.

Perusahaan tetap dapat menerapkan:

• Default Mono
• Default Duplex
• Warna untuk User Tertentu
• Secure Print untuk Dokumen Sensitif
• Pembatasan Guest Printing

Policy membantu menjaga konsistensi penggunaan.

Monitoring Menjadi Lebih Penting

Jika pengguna dan lokasi kerja berubah-ubah, monitoring membantu perusahaan memahami penggunaan nyata.

Data yang dapat dipantau:

• Volume Cetak
• User
• Perangkat
• Lokasi
• Warna
• Supplies

Tanpa data, perusahaan sulit mengetahui apakah jumlah printer masih sesuai.

Hybrid Working dan Printer Management System

Printer management system dapat membantu mengelola lingkungan yang lebih dinamis.

Fungsinya dapat mencakup:

• User Authentication
• Reporting
• Secure Print
• Print Policy
• Monitoring

Baca Printer Management System untuk Perusahaan Menengah.

Hybrid Working untuk Bisnis di Bali

Bisnis di Bali seperti hotel, professional services, healthcare dan perusahaan dengan beberapa area kerja dapat memiliki pola kerja yang berbeda-beda.

Sebagian user mungkin bekerja dari kantor utama.

Sebagian lain lebih mobile.

Karena itu, kebutuhan printing sebaiknya dipetakan berdasarkan:

• Lokasi
• User
• Perangkat
• Volume
• Security

Pendekatan satu konfigurasi untuk semua area belum tentu efisien.

Kapan Managed Print Services Relevan?

Jika perusahaan memiliki beberapa lokasi, banyak pengguna dan perangkat yang tersebar, pengelolaan dapat menjadi semakin kompleks.

Managed Print Services dapat membantu memberikan visibilitas terhadap:

• Fleet Printer
• Volume Cetak
• Supplies
• User
• Security
• Service

Baca Managed Print Services.

Checklist Printing untuk Hybrid Working

Sebelum menyesuaikan lingkungan print, periksa:

• Jumlah User Aktif di Kantor
• Volume Cetak per Area
• Kebutuhan Mobile Printing
• User Authentication
• Secure Print
• Guest Printing
• BYOD
• Cloud Printing
• Jumlah Printer
• Monitoring

Dengan data tersebut, perusahaan dapat menentukan konfigurasi yang lebih sesuai.

Kesimpulan

Hybrid working mengubah cara pengguna berinteraksi dengan perangkat cetak.

Perusahaan perlu menyeimbangkan:

• Fleksibilitas
• Keamanan
• User Access
• Monitoring
• Jumlah Perangkat
• Print Policy

Tujuannya bukan menambah teknologi sebanyak mungkin, tetapi menyesuaikan lingkungan cetak dengan cara kerja yang baru.

Lingkungan Printing Mulai Berubah karena Hybrid Working?

Nusaprint dapat membantu memetakan perangkat, pengguna, lokasi dan kebutuhan keamanan sebelum menentukan konfigurasi yang sesuai.

Konsultasikan kebutuhan printing untuk hybrid working