Sewa printer menjadi pilihan bagi banyak bisnis yang ingin menggunakan perangkat tanpa harus mengeluarkan investasi besar di awal.
Namun keputusan sewa sebaiknya tidak hanya didasarkan pada harga bulanan.
Perusahaan perlu mempertimbangkan volume cetak, jumlah pengguna, kebutuhan service, supplies, masa penggunaan dan risiko downtime.
Dalam kondisi tertentu, sewa dapat menjadi pilihan yang lebih efisien dibanding membeli. Namun pada kondisi lain, pembelian tetap bisa lebih sesuai.
Apa yang Dimaksud Sewa Printer untuk Bisnis?
Sewa printer adalah skema penggunaan perangkat dalam periode tertentu dengan biaya berkala.
Dalam praktiknya, paket sewa dapat mencakup:
- Perangkat
- Service
- Maintenance
- Spare Part
- Supplies Tertentu
- Monitoring
Cakupan layanan berbeda antar penyedia, sehingga perusahaan perlu membaca kontrak dengan jelas.
Kapan Sewa Printer Mulai Menarik?
Sewa mulai relevan ketika perusahaan ingin:
- Mengurangi Investasi Awal
- Memiliki Biaya Bulanan yang Lebih Terprediksi
- Mendapatkan Dukungan Service
- Mengurangi Beban Pengelolaan Supplies
- Lebih Fleksibel Mengikuti Perubahan Kebutuhan
- Mengurangi Risiko Perangkat Menjadi Usang
Keputusan tetap perlu dihitung dalam jangka waktu yang sama dengan opsi pembelian.
Sewa Tidak Selalu Berarti Lebih Murah
Kesalahan yang cukup umum adalah menganggap sewa pasti lebih murah.
Padahal total biaya tergantung pada:
- Durasi Kontrak
- Harga Sewa Bulanan
- Biaya per Halaman
- Volume Cetak
- Service
- Supplies
- Spare Part
- Ketentuan Penggantian Mesin
Karena itu, bandingkan total biaya, bukan hanya cicilan atau rental fee.
Perhatikan Volume Cetak
Volume sangat berpengaruh terhadap biaya.
Contohnya, perusahaan mencetak:
- 8.000 Halaman Mono per Bulan
- 1.000 Halaman Warna per Bulan
Jika biaya cetak dihitung per halaman, maka volume akan menjadi komponen besar dalam total biaya.
Karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki estimasi volume sebelum meminta penawaran.
Jumlah Pengguna Juga Penting
Satu mesin yang digunakan 5 orang berbeda dengan mesin yang digunakan 40 orang.
Semakin banyak pengguna, semakin penting memperhatikan:
- Kecepatan
- Kapasitas Paper Tray
- Network Printing
- Scan
- Authentication
- Response Service
Jadi pemilihan perangkat sewa tetap harus dimulai dari kebutuhan.
A3 atau A4?
Perusahaan juga perlu menentukan apakah benar-benar membutuhkan A3.
A4 cukup untuk sebagian besar dokumen seperti:
- Surat
- Invoice
- Laporan
- Dokumen Administrasi
A3 diperlukan untuk kebutuhan seperti:
- Spreadsheet Besar
- Diagram
- Materi Visual
- Dokumen Teknis
Tidak semua departemen harus menggunakan mesin A3.
Mono atau Warna?
Jika sebagian besar pekerjaan bersifat administratif, mesin mono sering sudah cukup.
Mesin warna lebih relevan untuk:
- Proposal
- Presentasi
- Marketing
- Materi Customer
- Grafik
Dengan memisahkan kebutuhan mono dan warna, perusahaan dapat menekan biaya.
Apa yang Sebaiknya Termasuk dalam Paket Sewa?
Sebelum menandatangani kontrak, pastikan cakupan layanan jelas.
Periksa:
- Service
- Maintenance
- Spare Part
- Toner
- Biaya Extra Copy
- Minimum Volume
- Response Time
- Masa Kontrak
- Penggantian Perangkat
Semakin jelas sejak awal, semakin kecil potensi salah pemahaman di kemudian hari.
Service Menjadi Salah Satu Nilai Utama
Salah satu alasan perusahaan memilih sewa adalah dukungan teknis.
Karena itu, jangan hanya membandingkan harga.
Perhatikan:
- Ketersediaan Teknisi
- Response Time
- Ketersediaan Spare Part
- Preventive Maintenance
- Prosedur Eskalasi
Harga sewa murah belum tentu efisien jika downtime sering terjadi.
Supplies Perlu Dikelola
Toner habis dapat membuat mesin berhenti walaupun perangkat tidak rusak.
Karena itu, pengelolaan supplies perlu diperhatikan.
Pertanyaan yang perlu diajukan:
- Siapa yang Memantau Toner?
- Siapa yang Menyediakan Toner?
- Apakah Ada Stok Buffer?
- Bagaimana Jika Toner Habis Mendadak?
Pada kontrak tertentu, monitoring supplies dapat menjadi bagian dari layanan.
Sewa Cocok untuk Bisnis yang Sedang Berkembang
Perusahaan yang sedang tumbuh sering mengalami perubahan.
Contohnya:
- Jumlah Karyawan Bertambah
- Volume Cetak Naik
- Cabang Baru Dibuka
- Kebutuhan Warna Bertambah
- Workflow Berubah
Dalam kondisi seperti ini, fleksibilitas sewa dapat memberikan manfaat.
Pembelian Tetap Bisa Lebih Cocok
Pembelian dapat lebih sesuai jika:
- Kebutuhan Sangat Stabil
- Perusahaan Ingin Memiliki Aset
- Budget Investasi Tersedia
- Perangkat Akan Digunakan dalam Jangka Panjang
- Maintenance Dapat Dikelola dengan Baik
Karena itu, sewa dan beli sebaiknya dinilai berdasarkan kondisi masing-masing perusahaan.
Baca juga Sewa atau Beli Mesin Fotokopi untuk Bisnis.
Bagaimana dengan Biaya per Halaman?
Biaya per halaman atau cost per page perlu dipahami jika menjadi bagian dari kontrak.
Perusahaan perlu mengetahui:
- Tarif Mono
- Tarif Warna
- Minimum Usage
- Free Copy jika Ada
- Extra Copy
- Cara Membaca Meter
Dengan begitu, biaya dapat diperkirakan lebih akurat.
Hubungan dengan Harga Mesin
Harga perangkat tetap berpengaruh terhadap struktur sewa.
Mesin dengan:
- Kapasitas Lebih Tinggi
- Warna
- A3
- Scan Lebih Cepat
- Fitur Keamanan Lebih Lengkap
umumnya memiliki struktur biaya berbeda.
Untuk pembahasan lebih lengkap, baca Panduan Harga Mesin Fotokopi.
Kapan Printer Management System Relevan?
Jika perusahaan memiliki beberapa perangkat sewa, monitoring penggunaan menjadi semakin penting.
Printer management system dapat membantu melihat:
- Volume
- User
- Warna
- Device Usage
- Reporting
Baca Printer Management System untuk Perusahaan Menengah.
Kapan Managed Print Services Mulai Relevan?
Jika kebutuhan sudah mencakup:
- Banyak Perangkat
- Banyak Pengguna
- Beberapa Lokasi
- Supplies
- Service
- Security
- Monitoring
maka pendekatan Managed Print Services dapat lebih sesuai.
Baca Managed Print Services.
Sewa Printer untuk Bisnis di Bali
Bisnis di Bali memiliki kebutuhan yang cukup beragam.
Hotel, sekolah, healthcare, perusahaan jasa dan perusahaan distribusi dapat memiliki pola penggunaan berbeda.
Karena itu, skema sewa sebaiknya disesuaikan dengan:
- Lokasi
- Volume
- Jumlah Pengguna
- Kebutuhan Warna
- A3/A4
- Service Coverage
Dukungan teknis lokal menjadi bagian penting karena printer merupakan perangkat operasional harian.
Checklist Sebelum Menyewa Printer
Sebelum meminta penawaran, siapkan informasi berikut:
- Lokasi Penggunaan
- Jumlah Pengguna
- Volume Cetak
- Volume Warna
- A3 atau A4
- Kebutuhan Scan
- Masa Sewa
- Jumlah Perangkat
- Kebutuhan Service
- Budget
Dengan data tersebut, penawaran akan lebih relevan.
Kesimpulan
Sewa printer dapat menjadi pilihan yang efisien jika perusahaan membutuhkan fleksibilitas, dukungan service dan biaya yang lebih mudah diprediksi.
Namun keputusan sebaiknya tetap berdasarkan:
- Volume
- Jumlah Pengguna
- Masa Penggunaan
- Service
- Supplies
- Total Biaya
Tujuannya bukan memilih sewa karena terlihat lebih murah, tetapi memilih skema yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional.
Sedang Membandingkan Sewa dan Beli Printer?
Nusaprint dapat membantu memetakan kebutuhan perangkat, volume, pengguna dan layanan sebelum menentukan skema pengadaan.
