Ketika jumlah printer masih sedikit, pengelolaannya biasanya cukup sederhana.
Namun seiring perusahaan berkembang, jumlah perangkat, pengguna, volume cetak dan kebutuhan supplies ikut bertambah.
Pada tahap tertentu, masalah mulai muncul.
Toner habis tanpa diketahui, biaya cetak sulit dipantau, perangkat terlalu banyak, downtime meningkat dan tim IT harus menghabiskan waktu untuk menangani masalah printer.
Dalam kondisi seperti ini, Managed Print Services atau MPS mulai relevan.
Apa Itu Managed Print Services?
Managed Print Services adalah pendekatan untuk mengelola lingkungan cetak perusahaan secara lebih terstruktur.
Cakupannya dapat meliputi:
- Fleet Printer
- Monitoring Perangkat
- Supplies
- Service
- Volume Cetak
- Print Analytics
- User Management
- Security
- Cost Management
Tujuannya bukan sekadar menyediakan printer, tetapi membantu perusahaan mengelola seluruh lingkungan cetak sebagai satu sistem.
Kapan Perusahaan Mulai Membutuhkan MPS?
Tidak semua perusahaan langsung membutuhkan Managed Print Services.
MPS mulai relevan ketika perusahaan menghadapi beberapa kondisi seperti:
- Jumlah Printer Bertambah
- Banyak Pengguna
- Beberapa Lokasi
- Supplies Sulit Dipantau
- Volume Cetak Tidak Diketahui
- Biaya Sulit Dikontrol
- Downtime Mengganggu Operasional
- Keamanan Dokumen Mulai Menjadi Perhatian
Semakin banyak kondisi tersebut terjadi bersamaan, semakin besar kebutuhan terhadap pengelolaan yang lebih terstruktur.
Banyak Printer tetapi Tidak Ada Data
Salah satu masalah umum adalah perusahaan memiliki banyak printer tetapi tidak mengetahui kondisi fleet secara keseluruhan.
Pertanyaan sederhana seperti ini sering sulit dijawab:
- Berapa Jumlah Printer Aktif?
- Printer Mana yang Paling Sibuk?
- Printer Mana yang Jarang Digunakan?
- Berapa Volume Mono?
- Berapa Volume Warna?
- Berapa Biaya per Bulan?
Tanpa data, keputusan pengadaan sering hanya berdasarkan kebutuhan sesaat.
Fleet Management
Fleet management membantu perusahaan melihat seluruh perangkat sebagai satu lingkungan.
Data yang dapat dipantau antara lain:
- Lokasi Perangkat
- Model
- Meter Reading
- Volume
- Supplies
- Status
- Error
Dengan data tersebut, perusahaan dapat mengetahui apakah jumlah dan distribusi perangkat sudah sesuai.
Supplies Management
Toner sering menjadi masalah sederhana yang memiliki dampak besar.
Jika toner habis saat perangkat dibutuhkan, pekerjaan dapat berhenti.
Sebaliknya, menyimpan terlalu banyak stok juga tidak efisien.
MPS dapat membantu mengelola supplies berdasarkan konsumsi aktual.
Manfaatnya:
- Mengurangi Risiko Toner Habis
- Mengurangi Stok Berlebihan
- Membantu Perencanaan Supplies
- Mengurangi Pengecekan Manual
Service dan Downtime
Printer adalah perangkat operasional.
Jika printer utama mengalami gangguan, banyak pengguna dapat terdampak.
Karena itu, Managed Print Services biasanya juga memperhatikan:
- Response Service
- Preventive Maintenance
- Ketersediaan Spare Part
- Eskalasi
- Monitoring Error
Tujuannya adalah mengurangi dampak downtime terhadap aktivitas kantor.
Print Analytics
Print analytics membantu perusahaan memahami pola penggunaan.
Data dapat menunjukkan:
- Total Volume
- Volume Mono
- Volume Warna
- Penggunaan per Printer
- Penggunaan per Departemen
- Tren Bulanan
Informasi tersebut dapat digunakan untuk mengevaluasi biaya dan kapasitas perangkat.
Mengurangi Perangkat yang Tidak Efisien
Dalam banyak kantor, printer bertambah sedikit demi sedikit.
Akibatnya, perusahaan dapat memiliki:
- Printer Terlalu Banyak
- Perangkat Lama
- Model Berbeda-beda
- Supplies Beragam
- Mesin yang Jarang Digunakan
MPS membantu mengevaluasi apakah fleet masih sesuai dengan kebutuhan.
User Management
Lingkungan dengan banyak pengguna juga membutuhkan kontrol.
Perusahaan dapat mengatur kebutuhan berdasarkan user atau departemen.
Contohnya:
- Marketing Membutuhkan Warna
- Finance Membutuhkan Secure Print
- HR Membutuhkan Keamanan Dokumen
- Operasional Membutuhkan Volume Tinggi
User management membantu penggunaan perangkat menjadi lebih terarah.
Print Policy
Print policy membantu perusahaan menerapkan aturan.
Contohnya:
- Default Mono
- Default Duplex
- Warna untuk User Tertentu
- Secure Print untuk Dokumen Sensitif
- Dokumen Besar Dialihkan ke Perangkat Tertentu
Policy membantu mengurangi penggunaan yang tidak perlu.
Secure Print dan Pull Printing
Secure print menahan dokumen sampai pengguna melakukan autentikasi.
Pull printing memungkinkan pengguna mengirim pekerjaan terlebih dahulu lalu mengambilnya pada perangkat yang sesuai setelah autentikasi.
Manfaatnya dapat meliputi:
- Mengurangi Dokumen Tertinggal
- Mengurangi Salah Ambil
- Meningkatkan Privasi
- Mengurangi Pekerjaan Cetak yang Tidak Diambil
Untuk aspek keamanan lebih lengkap, baca Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.
MPS Bukan Sekadar Sewa Printer
Ini penting.
Sewa printer dan Managed Print Services tidak selalu sama.
Sewa biasanya berfokus pada penyediaan perangkat selama periode tertentu.
MPS lebih luas karena dapat mencakup:
- Assessment
- Fleet
- Monitoring
- Supplies
- Service
- Security
- Analytics
- Policy
Jadi sebuah perusahaan bisa menyewa printer tanpa menerapkan MPS secara penuh.
Baca juga Sewa Printer untuk Bisnis di Bali.
Hubungan dengan Printer Management System
Printer management system adalah salah satu komponen yang dapat membantu mengontrol lingkungan cetak.
Fungsinya dapat mencakup:
- Reporting
- User Authentication
- Print Policy
- Secure Print
- Usage Tracking
Namun Managed Print Services memiliki cakupan yang lebih luas karena juga dapat mencakup perangkat, service dan supplies.
Baca Printer Management System untuk Perusahaan Menengah.
Apakah MPS Hanya untuk Perusahaan Besar?
Tidak selalu.
Ukuran perusahaan bukan satu-satunya indikator.
Perusahaan menengah dapat membutuhkan MPS jika memiliki:
- Banyak Printer
- Volume Tinggi
- Beberapa Lokasi
- Banyak Departemen
- Biaya Cetak Sulit Dipantau
Sebaliknya, perusahaan besar dengan lingkungan cetak sangat sederhana mungkin tidak membutuhkan implementasi yang kompleks.
Yang lebih penting adalah tingkat kompleksitas lingkungan cetak.
MPS untuk Beberapa Lokasi
Perusahaan dengan beberapa lokasi memiliki tantangan tambahan.
Contohnya:
- Perangkat Tersebar
- Supplies Berbeda
- Service Harus Dikoordinasikan
- Data Sulit Dikonsolidasikan
Dengan monitoring yang lebih terpusat, perusahaan dapat memperoleh gambaran kondisi fleet secara keseluruhan.
Managed Print Services untuk Bisnis di Bali
Bisnis di Bali seperti hotel, healthcare, pendidikan, kantor profesional dan perusahaan dengan beberapa area operasional dapat memiliki lingkungan cetak yang cukup kompleks.
Hotel, misalnya, dapat memiliki printer di:
- Finance
- HR
- Sales
- Purchasing
- Back Office
- Management
Jika setiap area dikelola secara terpisah tanpa data, perusahaan akan lebih sulit mengetahui total biaya dan kebutuhan sebenarnya.
Mulai dari Assessment
Implementasi MPS sebaiknya tidak langsung dimulai dengan menambah teknologi.
Langkah awal justru memahami kondisi yang ada.
Assessment dapat melihat:
- Jumlah Printer
- Lokasi
- Volume
- User
- Supplies
- Biaya
- Security
- Workflow
Dari data tersebut, perusahaan baru dapat menentukan area yang perlu diperbaiki.
Jangan Mengukur Keberhasilan Hanya dari Pengurangan Printer
MPS bukan sekadar mengurangi jumlah perangkat.
Keberhasilannya juga dapat dilihat dari:
- Uptime
- Visibility
- Biaya
- User Experience
- Security
- Pengelolaan Supplies
- Produktivitas
Dalam beberapa kasus jumlah printer mungkin berkurang.
Dalam kasus lain, distribusinya justru perlu diperbaiki.
Hubungan dengan Biaya
MPS membantu perusahaan memahami biaya bukan hanya dari harga printer.
Biaya lingkungan cetak juga berasal dari:
- Toner
- Spare Part
- Service
- Downtime
- Penggunaan Warna
- Administrasi
- Perangkat yang Tidak Efisien
Untuk memahami aspek biaya lebih lengkap, baca Panduan Harga Mesin Fotokopi.
Checklist Apakah Bisnis Mulai Membutuhkan MPS
Coba evaluasi:
- Apakah Jumlah Printer Sulit Dipantau?
- Apakah Toner Sering Habis Mendadak?
- Apakah Volume Cetak Tidak Diketahui?
- Apakah Biaya Warna Sulit Dikontrol?
- Apakah Banyak Perangkat Lama?
- Apakah Printer Tersebar di Banyak Area?
- Apakah IT Terlalu Banyak Menangani Printer?
- Apakah Dokumen Sensitif Perlu Dikontrol?
- Apakah Perusahaan Memiliki Beberapa Lokasi?
Jika banyak jawabannya ya, lingkungan cetak sudah layak dievaluasi lebih serius.
Kesimpulan
Managed Print Services mulai relevan ketika printer tidak lagi dapat dikelola hanya sebagai perangkat individual.
Perusahaan perlu mulai melihat lingkungan cetak secara keseluruhan:
- Perangkat
- User
- Volume
- Supplies
- Service
- Security
- Biaya
MPS membantu memberikan visibilitas dan struktur yang lebih baik sehingga keputusan tidak lagi berdasarkan perkiraan.
Lingkungan Cetak Mulai Sulit Dikontrol?
Nusaprint dapat membantu melakukan assessment terhadap perangkat, volume, supplies, user dan kebutuhan keamanan sebelum menentukan pendekatan pengelolaan yang sesuai.
