Pengelolaan printer di kantor sering terlihat sederhana ketika jumlah perangkat masih sedikit.
Namun ketika jumlah printer bertambah, pengguna semakin banyak dan volume cetak meningkat, masalah mulai muncul.
Toner habis mendadak, printer rusak tanpa terpantau, biaya warna meningkat dan tim IT harus menangani terlalu banyak pekerjaan teknis.
Dalam kondisi seperti ini, Managed Print Services dapat membantu perusahaan mengelola lingkungan cetak secara lebih terstruktur.
Apa Itu Managed Print Services?
Managed Print Services atau MPS adalah pendekatan pengelolaan perangkat cetak secara menyeluruh.
Cakupannya dapat meliputi:
- Monitoring Perangkat
- Supplies Management
- Service
- Fleet Management
- Print Analytics
- User Management
- Security
- Cost Control
Tujuannya bukan hanya memastikan printer tetap menyala, tetapi membantu perusahaan memahami dan mengelola seluruh lingkungan print.
Mengapa Pengelolaan Print Kantor Menjadi Rumit?
Masalah biasanya muncul ketika lingkungan cetak berkembang tanpa perencanaan.
Contohnya:
- Printer Ditambah Sedikit demi Sedikit
- Model Perangkat Beragam
- Supplies Berbeda-beda
- Volume Tidak Dipantau
- Banyak Printer Jarang Digunakan
- Beberapa Printer Terlalu Sibuk
- Service Tidak Terkoordinasi
Akibatnya, biaya dan pengelolaan menjadi sulit dikontrol.
Monitoring Perangkat
Monitoring membantu perusahaan melihat kondisi printer tanpa harus selalu mengecek secara manual.
Informasi yang dapat dipantau antara lain:
- Status Perangkat
- Error
- Meter Reading
- Toner
- Volume
- Lokasi
Dengan data ini, tim IT atau penyedia service dapat mengetahui masalah lebih cepat.
Supplies Management
Toner sering menjadi masalah yang terlihat sederhana tetapi berdampak langsung pada operasional.
Jika toner habis, pekerjaan berhenti.
Sebaliknya, menyimpan terlalu banyak stok juga tidak efisien.
Managed Print Services dapat membantu:
- Memantau Level Toner
- Mengatur Pengiriman Supplies
- Mengurangi Stok Berlebihan
- Mengurangi Risiko Toner Habis Mendadak
Pendekatan ini membuat pengelolaan supplies lebih terukur.
Service dan Preventive Maintenance
Service sebaiknya tidak hanya dilakukan ketika printer sudah rusak.
Preventive maintenance membantu menjaga kondisi perangkat sebelum masalah menjadi lebih besar.
Hal yang perlu diperhatikan:
- Response Time
- Preventive Maintenance
- Ketersediaan Spare Part
- Eskalasi Masalah
- Riwayat Service
Dengan pengelolaan yang baik, downtime dapat dikurangi.
Fleet Management
Fleet management membantu perusahaan melihat seluruh perangkat sebagai satu lingkungan.
Data yang dapat digunakan antara lain:
- Jumlah Printer
- Lokasi
- Model
- Umur Perangkat
- Volume
- Kondisi
- Utilisasi
Dari data tersebut, perusahaan dapat mengetahui apakah jumlah dan distribusi perangkat sudah sesuai.
Mengurangi Printer yang Tidak Efisien
Dalam banyak perusahaan, printer bertambah dari waktu ke waktu tanpa evaluasi.
Akibatnya, beberapa perangkat:
- Jarang Digunakan
- Terlalu Tua
- Memiliki Biaya Tinggi
- Sulit Mendapatkan Supplies
- Tidak Sesuai Kebutuhan
Dengan assessment dan monitoring, perusahaan dapat mengevaluasi perangkat mana yang masih relevan.
Print Analytics
Print analytics membantu perusahaan memahami pola penggunaan.
Data dapat menunjukkan:
- Volume Mono
- Volume Warna
- Volume per User
- Volume per Departemen
- Printer Paling Sibuk
- Printer yang Jarang Digunakan
Informasi ini membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan data.
Kontrol Warna
Cetak warna biasanya memiliki biaya lebih tinggi.
Tanpa kontrol, warna dapat digunakan untuk dokumen yang sebenarnya cukup mono.
Perusahaan dapat menerapkan kebijakan seperti:
- Default Mono
- Warna untuk User Tertentu
- Warna untuk Departemen Tertentu
- Reporting Penggunaan Warna
Dengan pendekatan ini, biaya dapat lebih terkontrol.
User Management
Tidak semua pengguna membutuhkan akses yang sama.
Contohnya:
- Marketing Membutuhkan Warna
- Finance Membutuhkan Secure Print
- HR Membutuhkan Keamanan Dokumen
- Operasional Membutuhkan Volume Tinggi
User management membantu menyesuaikan akses dengan kebutuhan kerja.
Secure Print dan Pull Printing
Secure print membantu melindungi dokumen sensitif.
Dokumen tidak langsung keluar dari printer.
Pengguna melakukan autentikasi terlebih dahulu.
Manfaatnya:
- Mengurangi Dokumen Tertinggal
- Mengurangi Salah Ambil
- Meningkatkan Privasi
- Mengurangi Pekerjaan Cetak yang Tidak Diambil
Baca juga Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.
Print Policy
Print policy membantu perusahaan membuat aturan penggunaan.
Contohnya:
- Default Duplex
- Default Mono
- Secure Print untuk Dokumen Sensitif
- Warna untuk User Tertentu
- Akses Berdasarkan Departemen
Dengan policy, penggunaan perangkat menjadi lebih konsisten.
Mengurangi Beban Tim IT
Printer sering dianggap sebagai pekerjaan kecil, tetapi jika jumlah perangkat banyak, waktu yang dibutuhkan bisa cukup besar.
Tim IT dapat menghabiskan waktu untuk:
- Cek Toner
- Mengatasi Error
- Menghubungi Service
- Mencatat Meter
- Menangani User
Managed Print Services membantu mengurangi pekerjaan rutin tersebut sehingga tim IT dapat fokus pada pekerjaan lain.
Hubungan dengan Printer Management System
Printer management system membantu dari sisi kontrol dan monitoring software.
Fungsinya dapat mencakup:
- User Authentication
- Reporting
- Secure Print
- Print Policy
- Tracking
Managed Print Services memiliki cakupan lebih luas karena juga dapat mencakup service, supplies dan perangkat.
Baca Printer Management System untuk Perusahaan Menengah.
Hubungan dengan Biaya
Biaya cetak tidak hanya berasal dari harga printer.
Komponen biaya juga meliputi:
- Toner
- Spare Part
- Service
- Downtime
- Penggunaan Warna
- Administrasi
- Perangkat Tidak Efisien
Karena itu, pengelolaan print sebaiknya melihat total biaya.
Untuk pembahasan lebih lengkap, baca Panduan Harga Mesin Fotokopi.
MPS untuk Bisnis di Bali
Bisnis di Bali seperti hotel, healthcare, pendidikan, kantor profesional dan perusahaan dengan beberapa area operasional dapat memiliki lingkungan cetak yang cukup kompleks.
Contohnya, satu hotel dapat memiliki printer di:
- Finance
- HR
- Purchasing
- Sales
- Management
- Back Office
Tanpa monitoring, sulit mengetahui perangkat mana yang terlalu sibuk atau justru jarang digunakan.
Kapan MPS Mulai Dibutuhkan?
Managed Print Services mulai relevan jika perusahaan mengalami beberapa kondisi berikut:
- Banyak Printer
- Banyak User
- Banyak Lokasi
- Toner Sulit Dipantau
- Biaya Sulit Dikontrol
- Downtime Mengganggu
- IT Terlalu Banyak Menangani Printer
- Dokumen Sensitif Perlu Diamankan
Semakin banyak kondisi tersebut terjadi bersamaan, semakin kuat alasan untuk melakukan assessment.
Mulai dari Assessment
Sebelum menerapkan sistem atau mengganti perangkat, perusahaan sebaiknya memahami kondisi aktual.
Assessment dapat melihat:
- Jumlah Printer
- Lokasi
- Volume
- User
- Supplies
- Service
- Security
- Biaya
Dari data tersebut, rekomendasi dapat dibuat berdasarkan kebutuhan nyata.
Jangan Fokus Hanya pada Pengurangan Jumlah Printer
MPS tidak selalu berarti mengurangi jumlah perangkat.
Kadang jumlah printer memang terlalu banyak.
Namun dalam kasus lain, masalahnya justru distribusi yang tidak tepat.
Tujuannya adalah mencapai:
- Kapasitas yang Sesuai
- Lokasi yang Tepat
- Uptime yang Baik
- Biaya yang Terkontrol
- Pengalaman User yang Lebih Baik
Checklist Pengelolaan Print Kantor
Coba evaluasi:
- Apakah Jumlah Printer Sudah Diketahui?
- Apakah Volume Mono dan Warna Dipantau?
- Apakah Supplies Sering Habis Mendadak?
- Apakah Service Terkoordinasi?
- Apakah Printer Terdistribusi dengan Baik?
- Apakah Ada Perangkat yang Jarang Digunakan?
- Apakah User Membutuhkan Secure Print?
- Apakah Biaya Cetak Dapat Diukur?
- Apakah IT Menghabiskan Banyak Waktu untuk Printer?
Jika banyak jawabannya belum jelas, masih ada ruang untuk meningkatkan pengelolaan.
Kesimpulan
Managed Print Services membantu perusahaan melihat printer bukan sebagai perangkat yang berdiri sendiri, tetapi sebagai satu lingkungan operasional.
Pengelolaan yang lebih baik mencakup:
- Fleet
- Supplies
- Service
- User
- Security
- Monitoring
- Biaya
Dengan data dan proses yang lebih terstruktur, perusahaan dapat mengurangi pemborosan sekaligus meningkatkan kesiapan perangkat.
Pengelolaan Printer Mulai Menyita Waktu?
Nusaprint dapat membantu memetakan perangkat, volume, supplies, pengguna dan kebutuhan service sebelum menentukan pendekatan pengelolaan yang sesuai.
