PaperCut dan Managed Print Services sering dibahas dalam konteks yang sama karena keduanya berkaitan dengan pengelolaan lingkungan cetak.
Namun keduanya bukan hal yang sama.
PaperCut adalah platform print management yang membantu mengatur penggunaan, pengguna, keamanan dan kebijakan cetak.
Managed Print Services atau MPS adalah pendekatan layanan yang lebih luas untuk mengelola perangkat, supplies, service, monitoring dan lingkungan cetak secara keseluruhan.
Keduanya dapat digunakan sendiri-sendiri, tetapi juga dapat saling melengkapi.
Apa Itu PaperCut?
PaperCut adalah software print management.
Fungsinya dapat mencakup:
- User Authentication
- Secure Print
- Pull Printing
- Print Reporting
- Print Policy
- Kontrol Warna
- Tracking Penggunaan
- Quota atau Limit Penggunaan
Dengan software seperti PaperCut, perusahaan dapat memperoleh kontrol yang lebih baik terhadap siapa yang mencetak, berapa banyak dan dengan aturan seperti apa.
Apa Itu Managed Print Services?
Managed Print Services adalah pendekatan pengelolaan lingkungan cetak secara lebih menyeluruh.
Cakupannya dapat meliputi:
- Fleet Management
- Supplies
- Service
- Monitoring
- Preventive Maintenance
- Print Analytics
- Security
- Cost Management
MPS tidak selalu menggunakan PaperCut.
Sebaliknya, PaperCut juga dapat digunakan tanpa kontrak MPS penuh.
Perbedaan Utamanya
Secara sederhana:
PaperCut lebih fokus pada software dan kontrol penggunaan cetak.
Managed Print Services lebih fokus pada pengelolaan keseluruhan lingkungan print.
Contohnya:
Jika perusahaan ingin mengetahui siapa yang mencetak warna dan menerapkan secure print, PaperCut dapat membantu.
Jika perusahaan ingin mengelola perangkat, toner, service, monitoring dan biaya secara menyeluruh, MPS lebih relevan.
PaperCut untuk User Management
Salah satu kekuatan software print management adalah kemampuan mengatur pengguna.
Perusahaan dapat membedakan kebutuhan berdasarkan:
- User
- Departemen
- Grup
- Lokasi
Contohnya:
- Marketing Membutuhkan Warna
- Finance Membutuhkan Secure Print
- HR Membutuhkan Kontrol Dokumen
- Operasional Membutuhkan Volume Tinggi
Dengan aturan seperti ini, penggunaan printer menjadi lebih terstruktur.
Secure Print dan Pull Printing
PaperCut dapat digunakan untuk mendukung secure print atau pull printing.
Dokumen tidak langsung keluar ketika dikirim dari komputer.
Pengguna melakukan autentikasi terlebih dahulu di perangkat.
Manfaatnya:
- Mengurangi Dokumen Tertinggal
- Mengurangi Salah Ambil Dokumen
- Meningkatkan Privasi
- Mengurangi Print yang Tidak Jadi Diambil
Untuk pembahasan keamanan lebih lengkap, baca Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.
Print Reporting
PaperCut dapat memberikan data penggunaan cetak.
Informasi yang berguna antara lain:
- Volume per User
- Volume per Departemen
- Mono dan Warna
- Printer yang Digunakan
- Tren Penggunaan
Data ini dapat membantu perusahaan membuat kebijakan cetak yang lebih tepat.
Print Policy
Software print management juga dapat membantu menerapkan kebijakan.
Contohnya:
- Default Mono
- Default Duplex
- Warna Hanya untuk User Tertentu
- Pembatasan Berdasarkan Departemen
- Secure Print untuk Dokumen Sensitif
Dengan kebijakan tersebut, kontrol tidak hanya bergantung pada kebiasaan pengguna.
Apa yang Ditangani Managed Print Services?
MPS memiliki cakupan yang lebih luas daripada software.
Selain penggunaan user, MPS dapat mengelola:
- Kondisi Perangkat
- Supplies
- Service
- Spare Part
- Meter Reading
- Distribusi Printer
- Fleet
- Biaya
Karena itu, MPS lebih cocok digunakan ketika masalah perusahaan tidak hanya berasal dari pengguna, tetapi juga dari perangkat dan operasional.
Contoh Sederhana
Misalnya perusahaan memiliki 20 printer.
Masalahnya:
- Toner Sering Habis
- Tidak Tahu Printer Mana yang Paling Sibuk
- Banyak Cetak Warna
- Dokumen Sensitif Tertinggal
- Service Sulit Dikoordinasikan
PaperCut dapat membantu pada area seperti:
- User
- Policy
- Secure Print
- Reporting
MPS dapat membantu pada area seperti:
- Fleet
- Supplies
- Service
- Monitoring
- Cost Management
Dalam kasus seperti ini, keduanya justru dapat digunakan bersama.
Apakah Harus Memilih Salah Satu?
Tidak selalu.
Ini bukan pilihan “PaperCut atau MPS” secara mutlak.
Pertanyaan yang lebih tepat adalah:
Masalah apa yang ingin diselesaikan?
Jika masalah utama adalah kontrol user dan penggunaan, software print management dapat menjadi prioritas.
Jika masalah utama adalah perangkat, supplies, downtime dan biaya, MPS dapat lebih relevan.
Jika keduanya terjadi bersamaan, kombinasi keduanya dapat dipertimbangkan.
Hubungan dengan Printer Management System
PaperCut merupakan salah satu contoh software yang dapat menjadi bagian dari sistem pengelolaan printer.
Printer management system secara umum dapat membantu:
- Monitoring
- User Control
- Reporting
- Security
- Print Policy
Baca juga Printer Management System untuk Perusahaan Menengah.
Kapan PaperCut Mulai Relevan?
PaperCut mulai relevan jika perusahaan membutuhkan:
- User Authentication
- Secure Print
- Pull Printing
- Print Reporting
- Kontrol Warna
- Kebijakan Cetak
Semakin banyak pengguna dan semakin sensitif dokumen, semakin besar manfaat sistem kontrol tersebut.
Kapan MPS Mulai Relevan?
MPS mulai relevan jika perusahaan mengalami:
- Banyak Printer
- Banyak Lokasi
- Supplies Sulit Dipantau
- Service Tidak Terstruktur
- Volume Tidak Diketahui
- Biaya Sulit Dikontrol
- Downtime Tinggi
Baca Managed Print Services untuk Bisnis.
PaperCut dan MPS untuk Bisnis di Bali
Bisnis di Bali seperti hotel, healthcare, pendidikan dan professional services dapat memiliki beberapa departemen dengan pola penggunaan berbeda.
Pada kondisi seperti ini, perusahaan dapat membutuhkan dua lapisan pengelolaan:
- Kontrol User dan Dokumen
- Kontrol Perangkat dan Operasional
PaperCut dapat membantu lapisan pertama.
Managed Print Services dapat membantu lapisan kedua.
Jangan Mulai dari Software
Sebelum menentukan software atau layanan, perusahaan sebaiknya memahami kondisi aktual.
Evaluasi:
- Jumlah Printer
- Jumlah User
- Volume
- Warna
- Supplies
- Security
- Service
- Lokasi
Dengan data tersebut, solusi dapat dipilih berdasarkan kebutuhan nyata.
Checklist Memilih Pendekatan
Pertimbangkan pertanyaan berikut:
- Apakah Perlu Mengontrol User?
- Apakah Secure Print Dibutuhkan?
- Apakah Cetak Warna Perlu Dibatasi?
- Apakah Printer Sulit Dipantau?
- Apakah Supplies Sering Bermasalah?
- Apakah Service Sulit Dikelola?
- Apakah Banyak Lokasi?
- Apakah Perlu Reporting?
Jika kebutuhan lebih banyak pada user dan policy, software print management lebih dominan.
Jika kebutuhan lebih banyak pada perangkat dan operasional, MPS lebih dominan.
Jika keduanya tinggi, perusahaan dapat mengombinasikan keduanya.
Kesimpulan
PaperCut dan Managed Print Services bukan produk yang saling menggantikan secara langsung.
PaperCut berfokus pada kontrol penggunaan cetak.
Managed Print Services berfokus pada pengelolaan lingkungan cetak secara lebih luas.
Keduanya dapat saling melengkapi untuk membantu perusahaan mengelola:
- User
- Dokumen
- Printer
- Supplies
- Service
- Security
- Biaya
Belum Tahu Perlu PaperCut, MPS atau Keduanya?
Nusaprint dapat membantu memetakan perangkat, pengguna, volume dan kebutuhan keamanan sebelum menentukan pendekatan yang sesuai.
