Saat jumlah pengguna dan perangkat masih sedikit, pengelolaan printer biasanya cukup sederhana.
Namun ketika perusahaan mulai berkembang, jumlah printer bertambah, volume cetak meningkat dan banyak departemen menggunakan perangkat yang sama, pengelolaan secara manual mulai terasa kurang efektif.
Di titik inilah printer management system mulai relevan.
Sistem ini membantu perusahaan memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap penggunaan printer, pengguna, volume cetak dan biaya.
Apa Itu Printer Management System?
Printer management system adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola lingkungan cetak secara lebih terstruktur.
Fungsinya dapat mencakup:
- Monitoring Printer
- User Management
- Print Reporting
- Kontrol Warna
- Secure Print
- Print Policy
- Meter Reading
- Fleet Monitoring
Kemampuan setiap sistem dapat berbeda, tetapi tujuan utamanya sama: membuat penggunaan printer lebih mudah dipantau dan dikontrol.
Kapan Perusahaan Mulai Membutuhkannya?
Tidak semua perusahaan harus langsung menggunakan printer management system.
Sistem ini mulai relevan jika perusahaan mengalami kondisi seperti:
- Jumlah Printer Bertambah
- Pengguna Makin Banyak
- Volume Cetak Sulit Dipantau
- Biaya Warna Meningkat
- Toner Sering Habis Mendadak
- Dokumen Sensitif Sering Tercetak
- Banyak Departemen Menggunakan Perangkat yang Sama
- IT Kesulitan Melihat Kondisi Printer
Jika beberapa kondisi tersebut mulai muncul bersamaan, pengelolaan manual biasanya sudah mulai terbatas.
Jumlah Printer Bertambah
Satu atau dua printer masih mudah dikelola.
Namun ketika jumlah perangkat menjadi:
- 5 Printer
- 10 Printer
- 20 Printer
- Beberapa Lokasi
tim IT mulai membutuhkan data yang lebih terstruktur.
Tanpa sistem, staf harus memeriksa perangkat satu per satu.
Pengguna Makin Banyak
Semakin banyak pengguna, semakin sulit mengetahui siapa yang mencetak dan untuk kebutuhan apa.
Printer management system dapat membantu melihat:
- User
- Departemen
- Volume Cetak
- Volume Warna
- Perangkat yang Digunakan
Informasi tersebut membantu perusahaan memahami pola penggunaan.
Volume Cetak Sulit Dipantau
Banyak perusahaan mengetahui biaya toner, tetapi tidak mengetahui volume cetaknya.
Padahal informasi seperti:
- Total Halaman
- Mono
- Warna
- Volume per Printer
- Volume per Departemen
sangat penting untuk evaluasi biaya.
Dengan data tersebut, perusahaan dapat mengetahui apakah penggunaan perangkat sudah efisien.
Mengontrol Penggunaan Warna
Cetak warna dapat menjadi salah satu komponen biaya yang cukup besar.
Tanpa kontrol, pengguna dapat mencetak warna untuk dokumen yang sebenarnya cukup mono.
Sistem manajemen dapat membantu perusahaan menerapkan aturan seperti:
- Warna Hanya untuk Departemen Tertentu
- Warna Hanya untuk User Tertentu
- Dokumen Internal Menggunakan Mono
- Reporting Penggunaan Warna
Pendekatan ini membantu biaya lebih terkendali.
Mengatur Hak Pengguna
Tidak semua pengguna membutuhkan akses yang sama.
Contohnya:
- Marketing Membutuhkan Warna
- Finance Membutuhkan Secure Print
- HR Membutuhkan Keamanan Dokumen
- Operasional Membutuhkan Volume Tinggi
Dengan user management, hak akses dapat disesuaikan berdasarkan fungsi kerja.
Secure Print dan Pull Printing
Printer management system juga dapat mendukung workflow seperti secure print atau pull printing.
Dengan pendekatan ini, pekerjaan tidak langsung keluar di printer.
Pengguna melakukan autentikasi terlebih dahulu sebelum dokumen dicetak.
Manfaatnya:
- Mengurangi Dokumen Tertinggal
- Mengurangi Salah Ambil Dokumen
- Menjaga Privasi
- Mengurangi Print yang Tidak Jadi Diambil
Untuk pembahasan keamanan lebih lengkap, baca Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.
Print Reporting
Reporting membantu perusahaan mendapatkan data penggunaan.
Laporan dapat digunakan untuk melihat:
- Volume per User
- Volume per Departemen
- Mono dan Warna
- Tren Penggunaan
- Perangkat yang Paling Sibuk
Data ini membantu pengambilan keputusan menjadi lebih objektif.
Mengetahui Printer yang Terlalu Sibuk
Dalam satu kantor, beberapa printer bisa sangat sibuk sementara printer lain jarang digunakan.
Tanpa data, kondisi ini sulit terlihat.
Dengan monitoring, perusahaan dapat mengetahui:
- Printer yang Overused
- Printer yang Underused
- Area dengan Antrean Tinggi
- Area yang Memiliki Terlalu Banyak Perangkat
Data tersebut dapat digunakan untuk menata ulang fleet.
Monitoring Toner
Printer management system juga dapat membantu memantau supplies.
Manfaatnya:
- Toner Tidak Habis Mendadak
- Stok Lebih Terkontrol
- Pengiriman Toner Bisa Direncanakan
- Pengecekan Manual Berkurang
Jika jumlah printer sudah cukup banyak, fitur ini dapat menghemat waktu tim IT atau administrator.
Dari EWS ke Monitoring Terpusat
Embedded Web Server cukup praktis untuk memantau satu perangkat.
Namun jika ada banyak printer, membuka EWS satu per satu menjadi tidak efisien.
Baca juga Cara Memantau Toner Printer Jarak Jauh melalui Embedded Web Server.
Printer management system membawa monitoring ke level yang lebih terpusat.
Print Policy
Print policy membantu perusahaan membuat aturan penggunaan.
Contohnya:
- Default Duplex
- Default Mono
- Warna Hanya untuk User Tertentu
- Dokumen Besar Dialihkan ke Printer Tertentu
- Secure Print untuk Dokumen Sensitif
Print policy membantu mengurangi ketergantungan pada kebiasaan masing-masing pengguna.
Apakah Perusahaan Menengah Harus Menggunakan Sistem yang Kompleks?
Tidak selalu.
Perusahaan dapat mulai dari kebutuhan yang paling relevan.
Misalnya:
- Monitoring Volume
- User Authentication
- Kontrol Warna
- Reporting
Kemudian fitur lain dapat ditambahkan sesuai perkembangan perusahaan.
Pendekatan bertahap biasanya lebih mudah diterapkan.
Hubungan dengan Biaya Cetak
Tanpa data, perusahaan hanya melihat biaya dari invoice toner atau service.
Dengan printer management system, perusahaan dapat menghubungkan biaya dengan:
- Volume
- User
- Departemen
- Perangkat
- Warna
Dengan begitu, analisis biaya menjadi lebih akurat.
Untuk pembahasan biaya lebih lengkap, baca Panduan Harga Mesin Fotokopi.
Apakah Sistem Ini Bisa Membantu Keamanan?
Ya.
Printer management system dapat membantu aspek keamanan melalui:
- User Authentication
- Secure Print
- Pull Printing
- Audit Log
- Access Control
Namun teknologi saja tidak cukup.
Perusahaan tetap membutuhkan kebijakan penggunaan dan pengelolaan user yang jelas.
Kapan Managed Print Services Mulai Relevan?
Printer management system berfokus pada pengelolaan penggunaan dan perangkat.
Managed Print Services memiliki cakupan yang lebih luas dan dapat mencakup:
- Fleet Management
- Supplies
- Service
- Monitoring
- Security
- Print Analytics
- Cost Management
Jika perusahaan ingin pengelolaan yang lebih menyeluruh, MPS dapat menjadi langkah berikutnya.
Baca Managed Print Services.
Kebutuhan Perusahaan Menengah di Bali
Perusahaan menengah di Bali dapat memiliki beberapa departemen dan lokasi kerja.
Contohnya:
- Hotel
- Healthcare
- Education
- Professional Services
- Distribution
- Corporate Office
Jika perangkat tersebar di beberapa area, monitoring dan kontrol menjadi lebih penting.
Printer management system dapat membantu perusahaan melihat lingkungan cetak secara lebih menyeluruh.
Checklist Apakah Perusahaan Sudah Membutuhkan Printer Management System
Coba evaluasi pertanyaan berikut:
- Apakah Jumlah Printer Sudah Bertambah?
- Apakah Volume Cetak Sulit Dipantau?
- Apakah Biaya Warna Meningkat?
- Apakah Toner Sering Habis Mendadak?
- Apakah Dokumen Sensitif Perlu Dilindungi?
- Apakah Banyak User Menggunakan Printer yang Sama?
- Apakah IT Kesulitan Mendapatkan Data Penggunaan?
- Apakah Perusahaan Memiliki Beberapa Lokasi?
Jika sebagian besar jawabannya ya, sudah ada alasan kuat untuk mengevaluasi sistem manajemen printer.
Kesimpulan
Printer management system tidak hanya dibutuhkan perusahaan besar.
Perusahaan menengah juga mulai membutuhkannya ketika jumlah perangkat, pengguna dan volume cetak bertambah.
Manfaat utamanya meliputi:
- Monitoring
- User Management
- Print Reporting
- Kontrol Warna
- Secure Print
- Supplies Monitoring
- Fleet Visibility
Yang terpenting adalah memilih sistem berdasarkan kebutuhan, bukan sekadar jumlah fitur.
Mulai Kesulitan Mengontrol Printer dan Biaya Cetak?
Nusaprint dapat membantu memetakan jumlah perangkat, pengguna, volume dan kebutuhan kontrol sebelum menentukan sistem yang sesuai.
