Harga mesin fotokopi untuk bisnis dapat berbeda cukup jauh antara satu perangkat dengan perangkat lainnya.
Perbedaannya bukan hanya disebabkan oleh merek, tetapi juga ukuran kertas, kemampuan warna, kecepatan cetak, kapasitas bulanan, fitur scan, keamanan, hingga kelas perangkat yang digunakan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak memilih mesin hanya berdasarkan harga awal.
Untuk kebutuhan bisnis di Bali, pertimbangan lain seperti dukungan teknis, ketersediaan supplies, biaya cetak dan pola penggunaan juga ikut menentukan total biaya selama perangkat digunakan.
Apa yang Menentukan Harga Mesin Fotokopi?
Beberapa faktor berikut memiliki pengaruh besar terhadap harga perangkat.
1. A3 atau A4
Mesin A4 umumnya digunakan untuk dokumen kantor standar.
Sementara itu, perangkat A3 dibutuhkan jika perusahaan sering mencetak:
- Spreadsheet besar;
- Denah;
- Diagram;
- Formulir;
- Materi pemasaran;
- Dokumen ukuran A3 lainnya.
Perangkat A3 biasanya berada pada kelas yang lebih tinggi dibandingkan perangkat A4 dengan spesifikasi dasar.
Namun, perusahaan tidak selalu harus memiliki mesin A3 jika hampir seluruh dokumennya hanya menggunakan A4.
Untuk menentukan kebutuhan perangkat, baca Mesin Fotokopi untuk Bisnis.
2. Mono atau Warna
Mesin mono mencetak hitam-putih, sedangkan mesin warna menggunakan beberapa toner untuk menghasilkan dokumen berwarna.
Perusahaan yang sebagian besar mencetak:
- Invoice;
- Laporan;
- Surat jalan;
- Dokumen administrasi;
Mungkin cukup menggunakan mesin mono.
Sebaliknya, kebutuhan seperti proposal, presentasi, materi promosi atau dokumen visual dapat membuat mesin warna lebih relevan.
Karena biaya cetak warna biasanya lebih tinggi, kebutuhan warna sebaiknya dihitung berdasarkan penggunaan aktual.
3. Kecepatan Cetak
Kecepatan perangkat biasanya dinyatakan dalam pages per minute (ppm).
Semakin tinggi kecepatan, biasanya semakin tinggi pula kelas perangkat.
Namun, mesin tercepat belum tentu yang paling tepat.
Kantor dengan volume hanya beberapa ribu halaman per bulan mungkin tidak membutuhkan mesin berkecepatan sangat tinggi.
Sebaliknya, departemen dengan banyak pengguna dan peak printing tinggi dapat membutuhkan perangkat yang lebih cepat untuk mengurangi antrean.
4. Volume Cetak Bulanan
Volume cetak adalah salah satu faktor terpenting dalam menentukan kelas mesin.
Perangkat untuk volume rendah memiliki konstruksi dan kapasitas yang berbeda dengan mesin enterprise yang digunakan untuk kebutuhan intensif.
Idealnya perusahaan mengetahui:
- Volume mono per bulan;
- Volume warna per bulan;
- Jumlah pengguna;
- Peak volume;
- Jumlah perangkat.
Dengan data ini, perusahaan dapat menghindari membeli mesin yang terlalu kecil atau terlalu besar.
5. Kemampuan Scan
Mesin fotokopi modern bukan hanya perangkat copy.
Banyak perusahaan justru menggunakan fungsi scanning secara intensif.
Fitur yang perlu diperhatikan antara lain:
- Automatic document feeder;
- Duplex scanning;
- Scan to email;
- Scan to network folder;
- Scan ke format PDF;
- Kecepatan scan.
Untuk kantor hukum, finance, healthcare atau perusahaan yang mengelola banyak dokumen, kemampuan scan bisa sama pentingnya dengan kecepatan print.
6. Fitur Keamanan
Perangkat yang terhubung ke jaringan perusahaan juga perlu dilihat dari sisi keamanan.
Beberapa kebutuhan yang umum antara lain:
- User authentication;
- Secure print;
- Pull printing;
- Pengaturan hak akses;
- Audit penggunaan;
- Pengamanan konfigurasi perangkat.
Semakin kompleks lingkungan IT perusahaan, semakin penting fitur ini dipertimbangkan sejak awal.
Baca juga Teknologi Keamanan Printer untuk Bisnis.
Harga Mesin Bukan Satu-Satunya Biaya
Kesalahan yang cukup umum adalah menganggap harga beli sebagai biaya utama.
Dalam penggunaan beberapa tahun, perusahaan juga akan mengeluarkan biaya untuk:
- Toner;
- Drum atau imaging component;
- Maintenance;
- Spare part;
- Tenaga teknis;
- Listrik;
- Downtime;
- Administrasi supplies.
Karena itu, keputusan yang lebih tepat adalah menghitung total cost of ownership atau total biaya penggunaan.
Contoh Sederhana
Misalnya terdapat dua pilihan:
Mesin A
- Harga awal lebih murah;
- Consumable relatif mahal;
- Kebutuhan maintenance lebih tinggi.
Mesin B
- Harga awal sedikit lebih tinggi;
- Consumable lebih efisien;
- Kapasitas sesuai volume;
- Dukungan service lebih baik.
Jika hanya melihat harga beli, Mesin A terlihat lebih murah.
Namun setelah digunakan selama beberapa tahun, hasilnya belum tentu sama.
Inilah alasan perusahaan sebaiknya menghitung biaya selama periode penggunaan, bukan hanya harga mesin.
Beli atau Sewa Mesin Fotokopi?
Harga perangkat juga perlu dilihat bersama pilihan metode pengadaan.
Membeli
Pembelian dapat cocok untuk perusahaan yang:
- Memiliki anggaran investasi;
- Ingin memiliki aset;
- Memiliki rencana penggunaan jangka panjang;
- Siap mengelola maintenance dan supplies.
Keuntungannya adalah perangkat menjadi aset perusahaan.
Namun biaya perawatan dan risiko teknologi menjadi tanggung jawab pemilik.
Menyewa
Sewa dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang ingin:
- Mengurangi investasi awal;
- Memiliki biaya bulanan lebih terprediksi;
- Memasukkan service dalam kontrak;
- Mendapatkan dukungan supplies dan maintenance;
- Lebih fleksibel terhadap perubahan kebutuhan.
Untuk pembahasan lebih lengkap, baca Panduan Sewa Mesin Fotokopi untuk Bisnis di Bali.
Bagaimana Menentukan Budget yang Tepat?
Daripada bertanya:
“Berapa harga mesin fotokopi?”
lebih baik perusahaan memulai dengan pertanyaan:
“Mesin seperti apa yang sebenarnya kami butuhkan?”
Siapkan data berikut:
- Jumlah pengguna;
- Volume cetak per bulan;
- Kebutuhan A3 atau A4;
- Mono atau warna;
- Kebutuhan scanning;
- Jumlah lokasi;
- Kebutuhan keamanan;
- Rencana masa penggunaan.
Dari data tersebut, kelas mesin yang sesuai dapat ditentukan lebih dahulu.
Setelah itu barulah harga dibandingkan secara relevan.
Jangan Membandingkan Mesin yang Berbeda Kelas
Dua mesin dapat terlihat serupa karena sama-sama dapat print, copy dan scan.
Namun spesifikasinya bisa sangat berbeda.
Misalnya:
- Satu mesin dirancang untuk kantor kecil;
- Satu lagi untuk volume enterprise;
- Satu hanya A4;
- Satu mendukung A3;
- Satu memiliki kapasitas scan tinggi;
- Satu memiliki fitur keamanan yang lebih lengkap.
Membandingkan hanya dari harga akan menghasilkan kesimpulan yang kurang akurat.
Bandingkan perangkat pada kelas kebutuhan yang sama.
Harga Mesin Fotokopi untuk Bisnis di Bali
Bisnis di Bali memiliki kebutuhan yang beragam.
Hotel dapat memiliki kebutuhan berbeda dengan:
- Sekolah;
- Rumah sakit;
- Kantor hukum;
- Perusahaan distribusi;
- Finance;
- Professional services.
Hotel, misalnya, dapat memiliki beberapa area operasional dan kebutuhan dokumen berbeda antara front office, finance, HR dan back office.
Karena itu, kebutuhan mesin sebaiknya ditentukan dari workflow masing-masing organisasi.
Lokasi juga penting karena perangkat bisnis membutuhkan dukungan setelah pemasangan.
Harga mesin yang murah belum tentu memberikan biaya operasional terbaik jika teknisi, spare part atau supplies sulit tersedia saat dibutuhkan.
Kapan Managed Print Services Mulai Relevan?
Untuk kantor dengan satu atau dua mesin, pengelolaan dapat dilakukan secara sederhana.
Namun ketika jumlah perangkat, pengguna dan lokasi bertambah, perusahaan dapat mulai menghadapi masalah seperti:
- Toner sulit dimonitor;
- Perangkat terlalu banyak;
- Volume tidak diketahui;
- Biaya cetak sulit dikontrol;
- Printer tidak merata penggunaannya.
Dalam kondisi tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan Managed Print Services.
Pendekatan ini membantu mengelola fleet, penggunaan, supplies, keamanan dan biaya secara lebih terstruktur.
Checklist Sebelum Meminta Harga
Sebelum meminta quotation, siapkan informasi berikut:
- Lokasi perusahaan;
- Lumlah pengguna;
- Kebutuhan mono dan warna;
- A3 atau A4;
- Volume cetak bulanan;
- Kebutuhan scan;
- Masa penggunaan;
- Beli atau sewa;
- Jumlah perangkat yang dibutuhkan.
Dengan data tersebut, penawaran yang diterima akan lebih relevan dan lebih mudah dibandingkan.
Kesimpulan
Harga mesin fotokopi tidak dapat dinilai hanya dari angka pembelian.
Ukuran A3/A4, mono atau warna, volume cetak, kecepatan, kemampuan scan, fitur keamanan, consumable dan service semuanya berpengaruh terhadap biaya.
Untuk bisnis di Bali, dukungan teknis dan ketersediaan supplies juga perlu dimasukkan dalam pertimbangan.
Pendekatan yang lebih baik adalah:
Tentukan kebutuhan → Pilih kelas mesin → Hitung total biaya → Baru bandingkan harga.
Dengan begitu perusahaan dapat memilih perangkat berdasarkan nilai dan kebutuhan operasional, bukan sekadar harga awal.
Belum Tahu Mesin yang Sesuai dengan Budget?
Tidak harus menentukan tipe perangkat terlebih dahulu.
Siapkan informasi mengenai volume cetak, jumlah pengguna, kebutuhan A3/A4 serta mono/warna.
Nusaprint dapat membantu memetakan kebutuhan dan alternatif perangkat sebelum perusahaan menentukan pilihan.
